Um nicht nur mit Aufgaben, sondern auch mit komplexen Strukturen arbeiten zu können, haben wir eine neue Funktion erschaffen. Akten aus Aktivitäten anlegen! Die Akte wird dabei also zur aufgebohrten Aufgabe.
Auf der Startseite, in den Modulen und in der Historie, also in fast jeder Listenansicht von Aktivitäten können Sie jetzt mit der rechten Maustaste nicht nur Aufgaben, sondern auch Akten anlegen. Ich kann aus einer Mail also direkt ein Projekt anlegen. Es werden keine Daten aus der Aktivität übernommen, aber es wird eine Verknüpfung zwischen der Aktivität zu dieser Akte erstellt. Grundsätzlich können Sie das auch mit mehreren markierten Aktivitäten machen.
Mit diesem Mechanismus können Sie dann quasi "Profi Aufgaben" anlegen. Man kann dann verschiedene Aktivitäten zu einer "Aufgabe" hinzufügen oder einer Aufgabe einen neue Eigenschaft durch Aktenfelder geben. Legen Sie sich doch einen neuen Aktentyp "Vorgänge" an, in dieser werden dann typischerweise die "Profi Aufgaben" angelegt.
Diese Akte sollte bewußt reduzierter sein als Projektverwaltung, hat aber doch ein paar Ähnlichkeiten, die Schnelligkeit steht im Vordergrund. Sie sollten zumindest den Titel und den nächsten Kontakt ausfüllen und sich eine Liste "Meine Vorgänge" anlegen.
Wenn Sie die Liste dann als Kanban Board öffnen, sehen Sie, wann und wieviele Vorgänge in der Zukunft (Tage oder Wochen) irgendwo liegen und Sie können mit der Wiedervorlagefunktion des Kanban Boards schnell die Vorgänge verschieben. In den Aktenlisten finden Sie deshalb jetzt auch die beiden Funktionen "Auf morgen" und "In die nächste Woche" im Kontextmenü, hiermit läßt sich der nächste Kontakt einer Akte schnell weiterschieben.
In der Abgrenzung von Aufgaben zu Vorgängen, sollten Sie bei der alten Regel bleiben: ein einzelner Schritt ist eine Aufgabe, benötigt die Erledigung mehrere Schritte, nehmen Sie einfach Vorgänge oder Projekte. Projekte sind dabei typischerweise komplexer als Vorgänge.
Vorgänge sind natürlich auch eine schöne Möglichkeit, Cluster oder Gruppierungen zu bilden. Das bedeutet, ich kann eine Gruppe von Aktivitäten einer Historie in einen Vorgang packen und erhalte im Beziehungsreiter gleich die Übersicht von Vorgängen oder Themen eines Kunden. Damit lassen sich also auch Kolonnen von Aktivitäten zusammenfassen. Bsp. Vorgang "Kundengewinnung", "Installation" oder "Erweiterung".
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