Die Startseite, als Ihr "Cockpit" und Ausgangspunkt Ihres Arbeitsalltags, sollte nicht zu voll sein und in der Tat wirklich nur die Informationen beinhalten, die Sie aktuell für Ihre Arbeit benötigen.
Erledigte Dinge werden auf grün gesetzt, erst später benötigte Informationen zum Beispiel via Aufgabe terminiert.
Eine "aufgeräumte", sprich "kurz gehaltene" Startseite ist die Voraussetzung für organisiertes, strukturiertes und effizientes Arbeiten.
Folgende Dinge sollte man sich täglich vornehmen, dann ist die Startseite auch "sauber", aufgeräumt und kann Ihnen all ihre Mehrwerte bieten.
1) Keine Information ist älter als max. 3 Tage
Auf der Startseite sollten Sie streng überprüfen, wie alt eine Information ist. Alles was nicht direkt genutzt oder bearbeitet wird, können Sie als Aufgabe anlegen und für später delegieren. Dazu einfach in der E-Mail oder dem Anruf mit dem blauen Haken eine Aufgabe anlegen, dann ist die Aufgabe gleich mit der originären E-Mail usw. verknüpft.
Das Anlegen einer Aufgabe mit der rechten Maustaste macht es noch schneller. Sie werden tagesgenau an Ihre Aktivität erinnert und haben diese somit später wieder auf der Startseite: In der angelegten Aufgabe ist die "Ursprungsaktivität verknüpft, die, in diesem Fall eine E-Mail, dann nämlich über ein Icon direkt in der Aufgabe zu öffnen ist.
Auf diese Weise können Sie Dinge natürlich auch an Dritte delegieren und diese bei denen zeitgesteuert auf der Startseite auftauchen lassen.
2) Nicht mehrere lose Ende erzeugen
Gibt es mehrere Informationen / Quellen zu einem Thema?
Ein Kunde hat zum Beispiel angerufen und eine begleitende E-Mail geschrieben?
Es gibt mehere Mails zu einem Vorgang mit dem Kunden also diverse Antworten?
Räumen Sie auf, grünen Sie Informationen und behalten Sie nur die Neueste auf Ihrer Startseite. Nur die letzte Antwort ist wichtig, denn sie enthält in der Regel auch alle vorherigen.
Nutzen Sie dafür zum Beispiel oben die Filterfunktion und suchen Sie nach "Holling". Es werden Ihnen alle Aktivitäten und Informationen zu und von "Holling" angezeigt. Räumen Sie diese auf. Genauso können Sie zum Beispiel nach einer Vorgangsnummer (wie hier im Beispiel 0-8-15) oder nach einem Thema suchen, um "doppelte Informationen" zu grünen.
3) Prüfe bei jedem roten Punkt „warum ist dieser Punkt da?“ / „Was lasse ich in mein Leben“?
Gibt es zum Beispiel nutzlose Newsletter, welche Sie zu 99% ungelesen auf grün klicken? Abbestellen!
Gibt es eingerichtete Benachrichtigungen per Nachricht oder Mail, die sich nicht wirklich als nützlich herausgestellt haben? Deaktivieren!
Dadurch sorgen Sie dafür, dass sinnlose Informationen erst gar nicht als roter Punkt auf Ihre Startseite kommen.
4) Startseite nicht als Erinnerungsfunktion nutzen
Wenn Sie sich Informationen zu gewissen Themen "merken" möchten, ist das Gelb- oder Rotlassen auf der Startseite der falsche Weg. Denn auf der Startseite sind ja nur Dinge, die kurzfristig von Ihnen angegangen, bzw. erledigt werden müssen. Die Startseite ist eine To-Do- Liste, kein allgemeiner Informationspool.
Als "Informationssammler" eignen sich neben den digitalen Akten vor allem die Mappen, welche Sie sich über das Organisationsmenü anlegen können.
Hier können Sie auch hierarchische Strukturen mit "Untermappen" zu bestimmten Themen erstellen. Die Informationen, egal ob Mails, Anrufe, Nachrichten, Dokumente oder was auch immer einfach per Drag&Drop in die entsprechende Mappe als "Sammelcontainer" ziehen und grünen. Die Informationen bleiben farbstatusunabhängig in den Mappen vorhanden.
Mit einem Klick im Organisationsmenü sind Sie dann in Ihrer thematischen Mappe, mit allen dort reingelegten Informationen. Die Startseite ist befreit davon.
Wenn Sie anstelle der Mappen Objekt-Akten nutzen möchten, haben Sie in diesen Akten dann sogar die Möglichkeit sich Aufgaben anzulegen, um sich gezielt an das Thema, bzw. die verknüpften Informationen erinnern zu lassen. Ggf. sogar regelmäßig mit Wiederholungsaufgaben.
Interessante Werbung zum Beispiel, die Sie per Mail ja immer mal wieder bekommen, könnten Sie in eine gleichnamige Objektakte verknüpfen. Wenn diese eine favorisierte Akte im Organisationsmenü ist, geht das genau so schnell, wie das Verschieben in Mappen. Ihre Wiederholungsaufgabe am Freitagnachmittag erinnert Sie dann regelmäßig daran, die Werbung einmal durchzusehen.
5) 72-Stunden-Regel
Bewahren Sie auf der Startseite nicht "Dinge" auf, die Sie "irgendwann einmal machen" möchten. Schieben Sie dort nichts "auf die lange Bank" für später.
Die 72-Stunden-Regel besagt, dass die Chance von Dingen, die nach Informationseingang, Idee oder Impuls, nicht innerhalb von 72-Stunden mit dem ersten Schritt -und sei es nur eine grobe Planung- angegangen werden, so gut wie sicher gar nicht realisiert werden. Oder, um es auf infra-struktur runter zu brechen: Legen Sie sich zumindest eine Projektakte mit den wichtigsten Informationen und der nächsten Aufgabe an, um es zu dokumentieren, um der späteren Erledigung eine Basis zu geben.
Das "Vorhaben" muss also gar nicht direkt "gestartet" werden, aber schaffen Sie die Grundlage für die spätere Erledigung bzw. Umsetzung.
Die ursprüngliche Aktivität können Sie dadurch grünen, werden aber später an Ihr Vorhaben, zum Beispiel durch eine Aufgabe, erinnert.
6) 2-Minuten-Prinzip
Auf der anderen Seite gibt es das 2-Minuten Prinzip:
Alles, was innerhalb von 2 Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Eine kurze Antwort per E-Mail, eine gewünschte Information an den Kollegen... Machen... Grünen...
7) Roter Punkt heißt nicht „besonders wichtig“ sondern „Information ist neu“
Lassen Sie wichtige Informationen nicht in der Signalfarbe "rot" auf Ihrer Startseite. "Rot" heißt generell: Neu, ungesichtet, noch nicht wahrgenommen.
Nach dem Lesen sind Informationen auf "gelb" zu klicken, wenn Sie besonders wichtig sind, terminiert man Sie sich für später und legt Sie in den Akten ab, wo sie thematisch reingehören.
Man könnte sich parallel auch eine Mappe erstellen "Wichtige Informationen", auf die man ggf. schnell mal zugreifen kann, die man nach Erledigung bzw. zeitlicher Überholung aber auch "aufräumen" muss.
8) Abends ist kein einziger Punkt rot und die Startseite ist 1 Seite lang
Beenden Sie Ihren Arbeitstag damit, aktiv 2 - 3 Minuten Ihre Startseite "aufzuräumen". Prüfen sie jeden einzelnen roten und gelben Punkt anhand der o.g. Kriterien. Terminieren Sie sich Dinge neu, ordnen Sie Informationen ein.
Das sorgt nicht nur dafür, dass Sie ihren Arbeitstag rekapitulieren und Ihnen ggf. Dinge auffallen, die Sie noch bedenken, besprechen, delegieren oder terminieren müssen, es ordnet auch Ihre Struktur des Arbeitens, was an einer kurzen und übersichtlichen Startseite zum Ausdruck kommt.
Geben Sie Kunden gegebenenfalls per Mail ein Feedback, dass Sie sich morgen melden oder dass Sie die Sache einem Kollegen hingelegt haben. Dann ist der Kunde informiert, weiß, dass sein Anliegen nicht vergessen ist und Sie haben höchstens noch einen gelben, aber keinen roten Punkt mehr.
9 ) Man muß täglich aufräumen, man darf nicht irgendwann kapitulieren
Wichtig ist es, die genannten Regeln tagtäglich zu befolgen und systematisch, jeden Tag an dem Thema aktiv zu arbeiten. Das erfordert zu Beginn natürlich Selbstdisziplin. Das kostet zu Beginn evtl. 5 Minuten täglich. Langfristig sparen Sie dadurch aber Zeit, werden schneller, sind besser organisiert und finden Informationen schneller wieder.
Es wird viel schwieriger sein, irgendwann eine Startseite von 100 Punkten aufräumen zu müssen, als jeden Tag einmal zu schauen, was wirklich auf der aktuellen To-Do-Liste liegen muss, was in Ihrem Blick und damit aktuell in Ihrem Kopf sein muss.
Nutzen Sie stattdessen die Möglichkeiten Ihrer infra-struktur, vergessen Sie Dinge, die nicht tagesaktuell sind, konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, was jetzt, bzw. heute relevant ist. Das System erinnert Sie an alles andere, wenn Sie möchten, minutengenau mit Alarm und bringt es wieder auf Ihre Startseite und damit in Ihren Kopf.