Jeder Benutzer hat die Möglichkeit und die Berechtigung, die Signaturen für die ihm zugeordneten Mailfächer anzulegen und zu bearbeiten.
Generell sind die Signaturen unter "Einstellungen" - "Signaturen" einsehbar und bearbeitbar.
Sie können pro Mailfach auch mehrere verschiedene Signaturen anlegen und diese unter verschiedenen Namen abspeichern und beim Versenden einer Mail, direkt im Verfassenfenster über den Schalter oben rechts auswählen, welche Signatur genutzt werden soll. Sie können anders herum auch eine einzige Signatur für all Ihre Mailfächer erstellen und diese für jedes Ihrer Mailfächer auswählen und nutzen.
Haben aber mehrere Benutzer Zugriff auf ein Mailfach, zum Beispiel die info@ - Adresse, kann und muss natürlich im Umkehrschluss auch jeder Benutzer eine eigene Signatur für sich erstellen und eingeben.
Eine Ihrer angelegten Signaturen (oder eben die eine, wenn es keine weiteren gibt), sollten Sie zwingend als "Standard" definieren (siehe unten). Diese Standardsignatur wird automatisch an jede Mail gehängt, die Sie versenden, Sie müssen dann nichts mehr auswählen, sie wird, wie der Name schon sagt, standardmäßig genutzt.
Zum Erstellen oder Bearbeiten Ihrer Signatur gehen Sie also in die "Einstellungen" - "Signaturen". Hier finden Sie eine Übersicht der Ihnen zugeordneten Mailkonten, welche sie zum Bearbeiten der jeweiligen Signaturen einzeln auswählen können.
Durch Anklicken der Konten können Sie hier in dem dann erscheinenden Bereich Ihre Signatur anlegen und bearbeiten. Klicken Sie auf "Bearbeiten", so dass sich der Bearbeiten-Editor aktiviert.
Im Editor können Sie nun den Text, mit den verschiedenen Formatierungen etc. einfügen.
So können Sie Logos und Grafiken recht einfach via "Kopieren" und "Einfügen" in dem Editor platzieren:
Der Nachteil hierbei ist, dass diese "Bilder" bei jeder verschickten Mail quasi "huckepack" mit versendet werden und das Volumen, also die Größe der Mail, extrem vergrößern. Jede Mail, die Sie verschicken oder beantworten, hätte dann z.B. immer diese 40-50kb Grafik implementiert, die mit jeder Mail auf dem Server liegen würde.
Daher ist es oft sinnvoller, eine Grafik via Link einzufügen. Liegt Ihr Firmenlogo zum Beispiel irgendwo online auf Ihren Webservern, können Sie diese via Link implementieren:
Öffnen Sie diese Grafik einfach in einem anderen Browserfenster oder eben die Webseite, auf der die Grafik hinterlegt ist, zum Beispiel Ihre Firmenwebseite.
Klicken Sie die gewünschte Grafik einfach mit der Maus an und ziehen Sie diese in den Signatureditor (vorher natürlich in den Bearbeiten - Modus gehen) Ihrer infra-struktur. Nun wird die Grafik bzw. das Logo in der Signatur angezeigt, ist aber nicht "physisch" als Datei mit ihrer Größe eingebunden, es wird über den Link immer nur ein "Blick" auf die Grafik auf dem Webserver generiert.
Wenn Sie ein wenig HTML-Kenntnisse haben, können Sie auch direkt im Quelltext der Signatur arbeiten und sich dort Grafiken, Textformatierungen, Verlinkungen erstellen.
In den Quelltext kommen Sie über folgenden Knopf:
Wenn wir, wie oben beschrieben, zum Beispiel das infra-struktur - Logo von www.infra-struktur.de als Logo in unsere Signatur "ziehen", sähe der Quelltext wie folgt aus:
Der unten blau markierte, innere Bereich ist die eingebundene Grafik, der rot markierte Bereich davor spiegelt die auf der Webseite hinterlegte Verlinkung wieder, welche Sie erreichen, wenn Sie die Grafik anklicken. Beides wird also, durch das Drag&Drop direkt in Ihre Signatur übernommen und kann im Quelltext nun verändert und angepasst werden.
Auf nähere und weitere Funktionen und Möglichkeiten im Quelltext-Modus via HTML kann hier natürlich nicht eingegangen werden.
Es kann auch helfen, über Online-HTML-Editoren, recht komfortabel Quelltexte zu erstellen. Bei diesem Editor:
https://html-online.com/editor/
können Sie bequem im linken Editor Ihre Signatur gestalten und bekommen auf der rechten Seite den passenden HTML-Quelltext, den Sie im Quelltextmodus Ihrer infra-struktur - Signatur hinzufügen können.
Wenn alle Benutzer beispielsweise eine einheitliche Signatur haben sollen, kann man diese am einfachsten im Quelltextformat kopieren und entsprechend für alle anderen wiederum im Quelltexteditor einfügen und dann individuell mit Name, Durchwahl, E-Mail etc. anpassen.
Es gibt die Möglichkeit, dass ein oder mehrere Benutzer sämtliche Signaturen aller Kollegen bearbeiten können, den nennen wir dann:
Dieser hat ein Zusatzrecht und kann, wie gesagt, die Signaturen aller anderen Benutzer anpassen und bearbeiten, aber auch neue anlegen etc. Typischerweise ist das ein Mitarbeiter des Marketings oder der Geschäftsführung, welche die Signaturen zum Beispiel regelmäßig anpassen und somit aktuell halten.
Der Super-User hat beim Öffnen der Signatur-Einstellungen oben eine Checkbox, in der er "alle Signaturen" anhaken kann:
Nachdem die Box angehakt wurde, kommt eine Warnmeldung, dass das Laden aller Signaturen ein wenig Zeit in Anspruch nehmen kann, nach Bestätigen mit Okay, werden aber die Signaturen aller Benutzer zu den unterschiedlichen Mailkonten in der oben beschriebenen Editor-Darstellung geladen und können einzeln und benutzerspezifisch, wie oben beschrieben, bearbeitet werden. Wenn alle Benutzer beispielsweise eine einheitliche Signatur haben sollen, kann man diese am einfachsten im Quelltextformat kopieren und entsprechend für alle anderen wiederum im Quelltexteditor einfügen und dann individuell mit Name, Durchwahl, E-Mail etc. anpassen.
Es gibt die Möglichkeit, dass ein oder mehrere Benutzer sämtliche Signaturen aller Kollegen bearbeiten können, den nennen wir dann:
Dieser hat ein Zusatzrecht und kann, wie gesagt, die Signaturen aller anderen Benutzer anpassen und bearbeiten, aber auch neue anlegen etc. Typischerweise ist das ein Mitarbeiter des Marketings oder der Geschäftsführung, welche die Signaturen zum Beispiel regelmäßig anpassen und somit aktuell halten.
Der Super-User hat beim Öffnen der Signatur-Einstellungen oben eine Checkbox, in der er "alle Signaturen" anhaken kann:
Nachdem die Box angehakt wurde, kommt eine Warnmeldung, dass das Laden aller Signaturen ein wenig Zeit in Anspruch nehmen kann, nach Bestätigen mit Okay, werden aber die Signaturen aller Benutzer zu den unterschiedlichen Mailkonten in der oben beschriebenen Editor-Darstellung geladen und können einzeln und benutzerspezifisch, wie oben beschrieben, bearbeitet werden.