In der infra-struktur finden Sie zur Bearbeitung Ihrer Aktivitäten für alle Module eigene Side-Panel. In diesen Panel lassen sich z. B. zu Anrufen Anrufnotizen hinterlegen, E-Mails oder interen Nachrichten direkt beantworten etc. Die Panel-Funktion finden Sie sowohl auf der Startseite als auch in jedem einzelnen Modul.
Eine Gemeinsamkeit aller Panel stellt die obere Funktionsleiste dar. Hier finden sich die Kernfunktionen, die modulübergreifend Verwendung finden:
von rechts angefangen:
Je nach Medium gibt es natürlich Unterschiede im Detail.
Das Side-Panel für Anrufe dient der Erfassung von Zusatzinformationen zu Anrufen. Erhalten Sie einen Anruf, wird dieser in der infra-struktur typischerweise automatisch erfasst. Im Side-Panel können Sie zusätzlich erfassen, wer den Anruf angenommen hat und für welchen Mitarbeiter dieser bestimmt ist. Wählen Sie bei "Anruf für" z. B. Mitarbeiter "Holling, Ino" aus, führt das dazu, dass dieser Anruf von allen Startseiten verschwindet und nur noch bei Benutzer "Holling, Ino" in der Anrufliste auftaucht. Dadurch können Sie quasi digital sämtliche Anrufe verteilen.
Anrufername hinzufügen (Beispiel): Sie erhalten einen Anruf der Firma "Maxiservve". Die Rufnummer ist in der digitalen Kundenakte der Firma Maxiserve in Ihrer infra-struktur hinterlegt, die Rufnummer daher bekannt. Der Anrufname "Maxiserve" wird in diesem Fall - da die Rufnummer bekannt ist - direkt vorgeblendet. Möchten Sie diesen Anrufnamen modifizieren oder spezifizieren, z. B. in "Maxiserve, Fr. Schulte", nutzen Sie den Button "Neuer Anrufer" und definieren einen neuen Anrufnamen. Sinnvollerweise sollten Sie zusätzlich auch in der digitalen Kundenakte parallel einen neuen Ansprechpartner mit der Rufnummer anlegen. Haben Sie zu der Firma Maxiserve nun z. B. 5 Ansprechpartner hinterlegt und erhalten einen Anruf, bietet Ihnen die Drop-Down-Box im Feld "Anrufername" eine Auswahl all dieser Ansprechpartner. So können Sie jeden Anrufer schnell zuordnen. (Hintergrund: Viele Unternehmen haben es so eingestellt, dass alle Mitarbeiter beim ausgehenden Telefonaten die gleiche Nummer in Ihrem Display anzeigen, z. B. die 0. Das führt dazu, dass alle Anrufe bei Ihnen nur unter Anrufername "Maxiserve" ankommen würden, jedoch keine Unterscheidung von Mitarbeitern anhand der Durchwahl möglich wäre. Durch die Funktion "neuer Anrufer" in Kombination mit dem Anlegen neuer Ansprechparter in den digitalen Kundenakten machen wir eine Unterscheidung jedoch möglich.)
Der Grund des Anrufs ist ebenso eintragbar, wie die Information, ob ein Anrufer einen Rückrufwunsch hat. Das ist manchmal nicht deutlich aus dem Text des Anrufgrunds erlesbar, deshalb der eindeutige Schalter.
Rückruf auslösen: Rechts unten finden Sie die Symbole für Rückruf. Nur wenn Sie auch die Wählfunktion der infra-struktur eingerichtet haben, löst ein Klick auf das "Telefonhörer-Symbol" neben der Rückrufnummer einen Rückruf aus.
Ebenfalls finden Sie unten im Side-Panel das Telefonbuch zur Pflege der hinterlegten Namen und Nummern. Hier können Sie z. B. ganz einfach Rechtschreibfehler in Anrufernamen korrigieren.
Die Rückwärtssuche übergibt die Rufnummer an das öffentliche Telefonbuch "Das Örtliche", um anahnd der Rufnummer den Anrufer zu identifizieren - insbesondere bei unbekannten Rufnummern sinnvoll.
Mit dem Aufgabenpanel können Sie neue Aufgaben anlegen oder bestehende bearbeiten. Den Titel der jeweiligen Aufgabe finden Sie direkt in der obersten Zeile unter der Funktionsleiste. Dieser Titel wird in der Liste aller Aufgaben angezeigt. Das Textfeld dient der Erfassung von Textinformationen zu einer Aufgabe. Eine Formatierungsleiste bietet Ihnen einfache Funktionen, um den Text zu formatieren. Augaben lassen Sich zusätzlich über das "Drucken-Symbol" ausdrucken.
Hier können Sie eine grobe Zeit auswählen, um das unten dargestellte Datum automatisch umzurechnen. Bei den Einstellungen wie z. B. "nächste Woche" wird als Datum der Freitag, also letzte Arbeitstag der Woche genommen.
Standardmäßig wird jede Aufgabe erstmal für Sie selbst angelegt, d. h. Ihr Benutzername steht in diesem Feld. Möchten Sie eine Aufgabe für einen Kollegen anlegen, wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü einfach den passenden Benutzer aus. Möchten Sie mehr als einem Benutzer eine Aufgabe anlegen oder eine Aufgabe informativ einem weiteren Kollegen hinlegen, können Sie zusätzlich die Funktion delegieren oben in der Funktionsleiste benutzen.
Für einige Aufgaben benötigt man einen gewissen Vorlauf, z. B. für das Vorbereiten eines wichtigen Meetings, für das Sie noch einige Unterlagen aufbereiten müssen. Stellen Sie sich hier einfach z. B. eine 3 ein, wenn Sie 3 Tage Vorlauf benötigen. Wenn Sie als Aufgabe "Vertriebsmeeting vorbereiten" anlegen mit einem Vorlauf von 3 Tagen zum 10. Mai, dann erscheint die Aufgabe bereits 3 Tage früher, also am 7. Mai auf Ihrer Startseite. So sind Sie immer passend und pünktlich vorbereitet.
Wiederholungen dienen dazu, wiederkehrende Aufgaben definieren. Haben Sie z. B. jeden Donnerstag um 10:00 Uhr ein Vertriebsmeeting haben, stellen Sie als Wiederholung ein: Art = wöchentlich; Intervall = 1; Endet am: z. B. an dem fixen Datum 31.12.2018; Wiederholung am Donnerstag. Nachdem Sie auf "Aufgabe speichern" geklickt haben, finden Sie nun jeden Donnerstag bis Jahresende eine Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste. Wenn Sie den o. g. Vorlauf eingestellt haben, erscheint eine Erinnerung bereits 3 Tage vorher, also am Montag. Beim Verändern von Wiederholungen ändert sich der "Speichern-Button" in eine Auswahl. So können Sie entweder nur diese Aufgabe oder auch alle zukünftigen ändern.
Um Wiederholungen zu verdeutlichen, hier ein paar konkrete Beispiele:
1. vier Aufgaben hintereinander die gleiche Aufgabe jeden zweiten Tag (angelegt am ersten Tag)
2. Jeden zweiten Mittwoch bis Jahresende
3. Jeden ersten Freitag im Monat (an einem ersten Freitag angelegt)
4. Geburtstagsgeschenk besorgen am 1.8. eines Jahres (angelegt am 1.8. in diesem Jahr)
Die Funktion erzeugt einen Alarm passend vor dem Termin.
Sie können zu einer Aufgabe einen abweichenden Alarmzeitpunkt definieren und zusätzlich für den Ersteller ebenfalls einen Alarm einstellen. Besonders sinnvoll ist dabei der Alarm bei offenen Aufgaben. In dem Fall bekommt der Ersteller nur einen Alarm, wenn der Empfänger die Aufgabe zum Alarmierungszeitpunkt noch offen (Status grün) hat.
Unter Versionen finden Sie alle zuvor geänderten Versionen einer Aufgabe.
Mit der Drop-Down-Box können Sie jederzeit zu einer früheren Version springen, sollte jemand ungewollte Änderungen vorgenommen haben.
Für jede Aufgabe können Sie genau festlegen, wer die Aufgabe bearbeiten darf. Durch Zugriffe wie Angelegt für, das delegieren und das veröffentlichen erscheinen alle Benutzer, die grundsätzlich diese Aufgabe sehen dürfen. Zu jedem dieser Benutzer können Sie mit dem Häkchen nun festlegen, wer die Aufgabe auch ändern darf. Die Benutzer die durch Angelegt für und delegieren Zugriff bekommen haben, haben im Standard auch das Recht auf Änderungen.
Eine wichtige Besonderheit der Aufgaben, besteht in der Möglichkeit, aus anderen Aktivitäten eine Aufgabe zu erzeugen. Technisch führt das zu einer Verknüpfung der Originalaktivität zu der erzeugten Aufgabe. Z.B. können Sie bei Anrufen im Panel den kleinen Aufgaben Haken anklicken und aus dem Anruf wird dann eine Aufgabe erzeugt.
Natürlich wird auch der Puzzle-Button übernommen und einiges an sinnvollen Texten. Der Absender und der Betreff einer Mail, wird zum Titel der neuen Aufgabe. Sobald die Aufgabe zur Abarbeitung erscheint, hilft im Kopf des Aufgabenpanel das jeweilige Icon der verknüpften Aktivität, eine Verknüpfung zu erkennen. Klicken Sie das Icon an, öffnet sich die ursprüngliche Aktivität, aus der Sie eine Aufgabe angelegt haben.
In der Praxis hilft der Mechanismus sehr dabei, seine Startseite aufgeräumt zu halten. Anstatt eine E-Mail wochenlang auf gelb liegen zu lassen, können Sie besser eine Aufgabe für später erzeugen und die E-Mail auf grün setzen. Kommt die Aufgabe auf die Startseite, finden Sie gleich die zugehörige E-Mail über das Symbol.
In diesem Panel können Sie die Zusatzinformationen zu hinterlegten Dokumente bearbeiten. Der Begriff Dokument kann etwas verwirrend sein. Konkret sind hier Dateien gemeint, die im System hinterlegt wurden. Dies können z. B. Word-Dateien, Excel-Listen, Grafiken etc. sein.
Ein Dokument hat dabei einen Titel, aber es kann verschiedene Dateinamen geben. Sichtbar und änderbar im Panel.
In der Rubrik Kategorisierung lassen sich Dokumente in Kategorien wie Rechnungen, Verträge und Co. gliedern. Diese Kategorien finden Sie im Datensatz im Karteireiter Dokumente wieder.
Mit der Funktion Versionen können Sie Dateien und Dokumente versionieren. Beispiel: Ein Kollege hat eine Excel-Liste erstellt, diese als Dokument ins Dokumentenmanagement (DMS) hochgeladen und Ihnen die Zugriffsrechte per "Delegieren-Button" darauf gegeben. Sie haben die Datei heruntergeladen, Änderungen vorgenommen und möchten diese nun ebenfalls ins DMS hochladen.
Sie haben nun 2 Möglichkeitne: 1) Sie können das Dokument aus Ihrem Filesystem direkt per Drag&Drop als neues Dokument ins DMS hochladen. Jetzt müssen Sie Ihrem Kollegen jedoch per "Delegieren-Button" wieder Rechte darauf gewähren.
2) Die sinnvollere Art ist es, einfach das Dokument als Version zur Ursprungsdatei hochzuladen. Die Version kann natürlich auch einen anderen Dateinamen haben. Egal wo das Dokument nun im System sichtbar ist, alle Benutzer sehen und bekommen automatisch die neuste Version. Möchten Sie oder die zugriffsberechtigten Kollegen auf einen älteren Stand zugreifen, klappen Sie einfach die Versionen aus, um auf ältere Version zuzugreifen.
Hochladen neuer Versionen: Ziehen Sie eine Datei in das Browser Fenster, erscheint direkt der blaue Bereich für die Dokumentenablage. Ziehen Sie die Datei auf den unteren Bereich Dropzone verstecken. Dann verschwindet der blaue Bereich und Sie können die Datei im Side-Panel des Ursprungsdokuments auf den gelben Drag & Drop Bereich fallen lassen, um eine neue Version hochzuladen. In der Liste der Versionen wird Ihre nun mit Versionsnummer und weiteren Zusatzinformationen hinzugefügt. Mehr zum Thema Dropzone gibt es auch eigene Ersteinführung.
In der Schlagworten erhält man Textfeld, dass Sie mit Begriffen und Worten füttern können. Diese Verschlagwortung wird auch in der Suche mit durchsucht.
Im Bereich Vorschau, wird Ihnen eine Vorschau von Bildern und PDFs angeboten, damit Sie sich einen schnellen Überblick verschaffen können. Zum Blättern bei mehrseitigen PDFs und zur Einstellung des Zoom Faktors, bietet die Vorschau eine Aktionsleiste. Eine Vorschau ist nur für bestimmte Dateitypen (Grafiken und PDFs) verfügbar, wenn keine Vorschau verfügbar ist, wird der Bereich ausgeblendet.
In diesem Kalenderpanel lassen sich alle hinterlegten Daten zu einem Termin ändern. Sehen Sie sich hierzu auch die Dokumentation zum Kalender an.
Eine Besonderheit bildet der Button Tagesansicht, mit dem Sie zu einem Termin, gleich den ganzen Tag ansehen können, um sich schnell eine Übersicht zu verschaffen.
Das Panel für die E-Mails ist ein Vorschaufenster für E-Mails und weniger ein Bearbeitungs-Fenster. Da E-Mails ziemlich breit werden können, gibt es die Möglichkeit, das Panel im E-Mail-Modul (nicht auf der Startseite) entweder rechts oder in schmal oder unten in breit darzustellen. Umstellen können Sie diese Ansicht per "Pfeil-Button" ganz rechts in der Funktionsleiste (s. rote Markierung)
Schmale Ansicht im rechten Side-Panel
Breite Ansicht unten
Für E-Mail-Anhänge gibt es im Panel ein Tabelle zum Download und zur Vorschau.
Mit der Lupe können Sie bei einigen Dateitypen wie Bilder und PDFs gleich eine Vorschau anzeigen lassen. Mehrere Anhänge lassen sich als ZIP mit einem Klick herunterladen.
Der Merkzettel, als kleines Modul für formatierte Texte, hat in seinem Side-Panel den Titel, das Textfeld und das Datum der Anlage. Da Sie vielleicht mehr Platz für den Text benötigen, gibt es "Vollbild-Button", um Texte im Vollbildmodus anzuzeigen.
Für den Merkzettel werden analog zu Aufgaben auch Versionen und Rechte zur Bearbeitung unterstützt. So können Sie ganz ohne Textverarbeitung formatierte Dokumente erstellen und gemeinsam bearbeiten.
Unter Nachrichten werden kurze Textmitteilungen verstanden, die Sie anderen Benutzern per Pop-up-Fenster an den Bildschirm schicken können. Die empfangenen Nachrichten werden zusätzlich zum Pop-up-Fenster auch auf der Startseite angezeigt und können im Side-Panel gelesen und beantwortet werden. Möchten Sie eine neue Nachricht versenden, klicken Sie in der Benutzer-Online-Liste auf den entsprechenden Kollegen oder über das Erstellen + in der Top-Bar.
Senden und Merken ist ein besondere Art des Versendens. Mit dieser Funktion verschicken Sie eine Nachricht an einen Benutzer, lassen diese bei sich selber aber auf gelb und merken sich dadurch z. B. dass Sie noch auf eine ausstehende Antwort warten.
Neben der Darstellung der Panel rechts von den Listen, findet man das Panel im Datensatz, im Aktivitätenreiter als kleines Fenster. Über das sogenannte Spoing Symbol kann man die Aktivität, auch als Fenster öffnen und komplett bearbeiten.
Die Ansicht ist dabei die gleiche, wie ich es von den Panel gewohnt bin.
HINWEIS: Wird das Panel als Fenster dargestellt, müssen Sie es separat über das kleine "x" rechts oben wieder schließen, haben Sie Daten verändert, bitte vorher speichern klicken.