Für Sie als Anwender ist das Organisationsmenü einer der wichtigsten Neuerungen, die mit dem Update kommt. Der neue Tab im Menü bietet in Zukunft
Dieses neue Menü basiert auf der Idee, Elemente von der Startseite per Drag & Drop auf Datensätze oder in Mappen strukturiert abzulegen.
Wichtig: Drag & Drop funktioniert nur mit den neuen Listen, also mit der neuen Startseite und der neuen Anrufliste. Die neuen, überarbeiteten Module erkennen Sie daran, das Sie zu Beginn jeder Zeile eine Checkbox finden. Per Checkbox können Sie z. B. direkt mehrere E-Mails markieren und über die Multi-Aktionen in den Status grün setzen. Die klassischen Module kennen hingegen keine Checkboxen.
Deshalb wird das Organisationsmenü erst mit der Freischaltung der neuen Module aktiviert. Punktuell lassen sich die klassischen Module aber parallel weiter nutzen.
Im Bereich Favoriten können Sie sich eine Liste von Datensätzen selbst zusammenstellen. Geben Sie dazu einfach einen Suchbegriff in das Suchfenster ein. Wählen Sie aus den Suchergebnissen den passenden Datensatz aus und Fügen diesen per Klick Ihrer Favoritenliste hinzu. Die Reihenfolge können Sie selbst verändern, in dem Sie die Datensätze anklicken und einfach per Drag&Drop nach oben oder unten verschieben. Es gibt für diese Favoriten nur eine Ebene, Unterebenen sind nicht vorgesehen.
Anwendungsbeispiel: Sie arbeiten gerade am Projekt "Mitarbeiterakquise Vertrieb". Legen Sie sich dieses Projekt einfach als Favoriten ab, damit Sie jederzeit schnell darauf zugreifen zu können, ohne jedesmal erst das Projekt in der Projektmaske zu suchen. Alle eingehenden Bewerbungen per E-Mail ziehen Sie mit einem Klick auf das Projekt in Ihrer Favoritenliste. Somit haben Sie alle Unterlagen direkt dort, wo Sie hingehören und griffbereit.
Diese Favoritenliste bietet vor allem zwei wichtige Funktionen:
Möchten Sie z. B. mehrere E-Mails oder Anrufe von Ihrer Startseite mit einem Datensatz Ihrer Favoritenliste verknüpfen, wählen Sie die entsprechenden E-Mails oder Anrufe per Checkbox aus, ziehen Sie auf den Datensatz in Ihrer Favoritenliste und lassen Sie dort einfach fallen. Durch die neue Verknüpfung verändert sich nach wenigen Sekunden natürlich auch der Puzzle-Button der jeweils ausgewählten E-Mails oder Anrufe. Denn es ist ja eine neue Datensatzverknüpfung hinzugekommen.
Mappen sind freie Sammlungen von Aktivitäten.
Sie können sich über Hinzufügen neue Mappen erstellen und analog zu den Datensatzfavoriten, per Drag & Drop, verschiedene Aktivitäten aus den Listen der Module oder Startseite hier fallen lassen.
Wenn sie auf eine Mappe klicken, öffnet sich ein neuer Tab. Dort sehen sie genau die hinzugefügten Aktivitäten.
Anwendungsbeispiele Legen Sie sich z. B. hinsichtlich des oben genannten Beispiels der Mitarbeiterakquise Vertrieb verschiedene Ordner zur Vorselektion der Bewerbungen an: Direkt absagen, prüfen, Bewerbungsgespräch.
Eine andere Mappe dient vielleicht der Vorbereitung auf das nächste Meeting. Legen Sie hier alle benötigten Unterlagen, E-Mails und Termine ab.
Das Marketing nutzt es, um die Grafiken und Logos für die nächste Broschüre zu sammeln.
Mappen sind ganz bewusst lose Sammlungen und können beliebig angelegt werden. Mappen können wiederum (Unter-)Mappen enthalten. Sie können Mappen mit der Maus per Drag & Drop in andere Mappen verschieben. Aktivitäten können gleichzeitig in mehreren Mappen enthalten sein, ohne sie zu vervielfältigen. Mit der rechten Maustaste lassen sich Mappen löschen, umbenennen oder neu erzeugen.
Hinweis: Wenn Sie Mappen löschen, ist das absolut ungefährlich, sie löschen nur eine Sammlung und dessen Namen. Alle enthaltenen E-Mails, Dokumente oder Anrufe werden natürlich NICHT gelöscht und sind weiterhin verfügbar.
In der Tabellenansicht jeder Mappe werden alle zugehörigen Aktivitäten angezeigt. Um Aktivitäten zu entfernen, klicken Sie rechts, um das entsprechende Kontextmenü zu öffnen. Dort finden Sie "Aus der Mappe entfernen"
Hinweis: Das Löschen bezeichnet hier wirklich das Löschen einer Aktivität, das Aus der Mappe entfernen hingegen nur das entfernen/lösen aus der Mappe.
Listen sind abgespeicherte Listen von Aktivitäten. In den infra-struktur Modulen, gibt es in der Listenansicht von Anrufen, e-Mails und Co. einen Button Liste speichern.
Sie können in den einzelnen Modulen eine tabellarische Darstellung von z. B. Anrufen erzeugen. Diese Tabellenansicht können Sie modifizieren, in dem Sie die Buttons Meine, Andere oder Alle setzen. Darüber hinaus können Sie den Benutzerfilter anwenden oder andere Zeiträume definieren. Auch die Suche kann mit einbezogen werden. Haben Sie sich z. B. mit Hilfe der o. g. Buttons eine Wunschansicht konfiguriert, können Sie diese per Button Liste speichern fest hinterlegen. Somit brauchen Sie die Schalter und Filter nicht jedes Mal bei Öffnen des Moduls neu zu setzen. Neben der Möglichkeit, einen Standard für eine Liste von Aktivitäten zu speichern, können Sie zusätzlich, beliebige weitere Schalterkonstellation als Liste abspeichern.
Die gespeicherten Listen, finden sich ebenfalls im Organisationsmenü in einem eigenen Bereich mit dem Namen Listen. Hier können Sie sich Ordner anlegen und die gespeicherten Listen verwalten.
Anwendungsbeispiele:
Im Unterschied zu Mappen, die manuell mit Elementen bestückt werden, werden Listen immer in einem neuen Tab geöffnet und fragen live aktuelle Aktivitätenlisten ab. Die Ergebnisliste wird also hier tendenziell immer länger und beinhaltet auch aktuelle Informationen.
Die Schaltflächen Hinzufügen und Löschen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ordner zu erstellen oder zu löschen. So bringen Sie Struktur in Ihre Listen. Das Löschen einer Liste löscht keine Aktivitäten, sondern nur die Abfrage auf ein Modul. Eine gelöschte Liste kann also jederzeit wieder neu erstellt werden.
Listen lassen sich also auch als Favoriten von Schalterstellungen und Selektoren der Aktivitätentabellen verstehen. Aktuell ist es allerdings nicht möglich, verschiedene Aktivitätentabellen zu mischen, wie Sie es von der Startseite kennen.
Listen für Datensatzfilter:
Listen können Sie natürlich nicht nur für Aktivitäten wie Anrufe und E-Mails erzeugen, im besonderen eigenen sich Listen dazu, Filtereinstellungen von Datensätzen speichern zu können.
Diese gespeicherten Datensatz Listen finden Sie ebenfalls im Organisationsmenü und können in der Tabellenansicht mit dem Punkt Liste geladen werden.
Listen mit anderen Benutzern teilen:
Wenn Sie sich also diverse Listen zusammengebaut haben, können Sie diese auch mit anderen Benutzern teilen.
Dazu klicken Sie im Organisationsmenü mit der rechten Maustaste auf die Liste und finden dort die Punkte Teilen und Entziehen. In der dortigen Auswahl finden Sie die Benutzer und virtuellen Gruppen, denen Sie eine Liste teilen können. Wenn Sie einen Liste geteilt haben, oder Ihnen eine Liste geteilt wurde, wird zur Unterscheidung auch das Symbol der Listen fetter dargestellt.
Geteilte Liste können vom Empfänger nicht gelöscht oder umbenannt werden. Sollten Sie einen anderen Namen für die Liste wünschen, können Sie die Listen jederzeit unter neuem Namen speichern. Sie können bei nicht gewünschten Listen, sich selber aber wieder entziehen.
