Alle Module, mit denen Bewegungsdaten verarbeitet werden, wurden auf einer gemeinsamen technischen Basis entwickelt. Somit sind die Grundfunktionen für alle Module identisch. Ergänzt werden die Grundfunktionen in den einzelnen Modulen noch um weitere Spezialfunktionen. Sowohl die Grundfunktionen als auch die Spezialfunktionen möchten wir Ihnen hier einmal kurz vorstellen und Ihnen die Nutzung erklären.
Die Grundmodule der infra-struktur
Da der Kalender zwar ein Grundmodul ist, jedoch grundsätzlich anders aufgebaut ist, gelten die Hinweise nur für die Listenansicht der Termine, also in der Suche des Kalenders.
Alle Grundmodule kennen auch die Kernfunktionen der Startseite, dies sind:
Wie auch auf der Startseite wurde die Listenansicht auch in den einzelnen Modulen stark normiert und vereinheitlicht. Im Gegensatz zur Startseite finden sich in den Modulen allerdings unterschiedliche Spalten und manchmal eine angepasste Zeilenhöhe. Auch die Panels zur Bearbeitung sind bereits von der Startseite bekannt.
Alle Module besitzen zwei Kopfleisten, eine obere Funktionsleiste (hier rot eigerahmt) und eine untere Auswahlleiste (hier grün eingerahmt). Hier sind die wichtigsten Funktionen und Selektoren platziert.
Ganz links finden Sie einen Doppelpfeil, um die Auswahlleiste wahlweise ein- oder auszuklappen, damit die Oberfläche übersichtlicher wird.
Damit können ein oder mehrere Aktivitäten, die Sie unten in der Listenansicht markiert haben, gleichzeitig manpuliert bzw. bearbeitet werden. Sie können hier z. B. gleichzeitig für 5 Anrufe den Status auf grün setzen.
Mit den Schaltern Heute, den Pfeilen links und rechts, sowie der Datumsauswahl rechts vom angezeigten Datum, können Sie das Referenzdatum verändern. Stellen Sie z. B. das Datum von heute ein, werden Ihnen alle Anrufe oder E-Mails von heute angezeigt.
Ganz rechts können Sie Zeiträume festlegen. - Tag: Ihnen werden alle Anrufe angezeigt, die am eingestellten Datum für Sie eingegangen sind. - 7 Tage: Sie sehen alle Anrufe der letzten 7 Tage ausgehend vom eingestellten Referenzdatum. - 4 Wochen: Sie sehen alle Anrufe der letzten 4 Wochen ausgehend vom eingestellten Referenzdatum.
Steht der Schalter auf Tag und Sie klicken die Pfeile vor dem Datum, wandert das Datum tagweise vor und zurück. Steht der Zeitraum auf 7 Tage oder 4 Wochen, wandert das Referenzdatum dynamisch mit dem ausgewählten Referenzdatum. Die Eingrenzung der Ansicht anhand von Datum und Zeiträumen ist notwendig, damit die Liste der Anrufe und Dokumente nicht zu lang werden und Sie von optimalen Ladezeiten profitieren. Aus diesem Grund wurde bewusst bei verschiedenen Aktivitäten auf den Button Alle verzichtet.
Geben Sie hier einfach ein Suchwort ein und klicken Enter, um per Volltextsuche nach gewünschten Informationen zu suchen. Im Standard werden - wenn Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen - alle Daten durchsucht. Sie können die Suche jedoch auch auf bestimmte Bereiche beschränken. So können Sie beispielsweise links neben dem Suchfeld den Bereich "Dokumente" auswählen, um nur in Dokumenten zu suchen. Bei der Eingabe können Sie mehrere Suchwörter kombinieren. Als Beispiel: Suchbegriff "Hund Katze", sucht alle Anrufe in denen sowohl Hund als auch Katze vorkommt. Als Wildcard können Sie ein * setzen.
Im Mailmodul finden Sie eine erweiterte Suche, um gezielt nach Absendern oder den Betreff zu suchen. Dazu finden Sie neben dem Button Suchen einen Pfeil, um die erweiterte Suche zu öffnen.
Der Benutzerfilter hilft Ihnen dabei, Ihre Listenansicht auf ausgewählte Benutzer einzugrenzen und Informationen so gezielter und schneller zu finden.
Grenzen Sie im Anrufmodul den Benutzerfilter beispielsweise auf den Mitarbeiter Ino Holling ein, werden Ihnen nur noch Anrufe angezeigt, die für Ino Holling eingegangen sind. Eine Mehrfachauswahl von Benutzern ist möglich. Bei E-Mails bedeutet der Benutzerfilter: nur E-Mails von Ino Holling, also nur E-Mails die in Postfächern angekommen sind, auf die Ino Holling Zugriff hat.
Zwischen dem Suchfeld und dem Benutzerfilter für die Zeiträume, werden je nach Modul Sonderfunktionen eingeblendet. Bei Anrufen finden Sie hier z. B. das Telefonbuch, in den E-Mails den Button, um Ihre Regeln für E-Mails einzustellen.
Hiermit können iie die Schalterstellungen der Funktions- und der Auswahlliste als Standard und unter einem Namen abspeichern (siehe Ersteinführung Organisationsmenü). Diese Standard-Einstellungen werden dann automatisch bei jedem neuen Öffnen aktiviert.
Speziell für die Module E-Mail und Nachrichten, gibt es zusätzlich die Auswahl der Richtung. Hiermit schränken Sie ein, ob Sie nur Ihre eingehenden E-Mails, nur Ihre eingehenden E-Mails oder ein- und ausgehende E-Mails in Komination sehen möchten.
Ist der Schalter Alle aktiviert, werden Ihnen alle Anrufe, E-Mails usw. angezeigt, die Sie sehen dürfen, bezogen auf das Datum und den Zeitraum der in der Funktionsleiste gesetzt ist. Zu Alle gehören also z. B. Dokumente, die Sie in Ihren Ablagen haben, die an Sie delegiert oder veröffentlicht wurden. Beim Klick auf den Schalter Alle, wird rechts davon alles aktiviert, was dazu gehört. So sehen Sie direkt, was Alle bedeutet.
Ist der Schalter Meine aktiviert, sehen Sie Dokumente, die Sie in Ihren Ablagen haben und die, die an Sie delegiert wurden (nicht die, die Sie selbst delegiert haben). Beim Klick auf den Schalter Meine, wird rechts davon alles aktiviert, was dazu gehört. So sehen Sie direkt, was Meine bedeutet.
Ist der Schalter rot/gelb aktiviert, sehen Sie Ihre offenen Dokumente, unabhängig vom Datum und Zeitraum, die in Ihren Ablagen liegen oder an Sie delegiert wurden.
Der Schalter Andere zeigt Ihnen die Dokumente, die von anderen veröffentlicht und delegiert wurden, Ihre eigenen fehlen jetzt in der Liste. Beim Klick auf den Schalter Andere wird rechts davon alles aktiviert, was dazu gehört. So sehen Sie direkt, was Andere bedeutet.
Der Schalter Öffentlich zeigt alle Aktivitäten egal von wem, die im Status veröffentlicht sind. Öffentliche Aktivitäten erkennen Sie daran, dass das Auge-Symbol dunkelblau hervorgehoben ist. Im Gegensatz dazu ist es nicht veröffentlicht, d. h. nur für Sie selbst sichtbar, wenn das Auge-Symbol blass hellblau erscheint.
Der Schalter Delegiert liefert alle Aktivitäten, die an Sie delegiert wurden. Alles was Sie selbst delegiert haben, lässt sich nicht weiter selektieren, mit Ausnahme der Aufgaben.
Rechts vom Delegiert-Button finden Sie Ihre Ablagen, Post usw. Bei Anrufen können es Standorte oder Durchwahlen sein, bei E-Mails Ihre Postfächer und bei den Dokumenten sind es Ihre Ablagen wie z. B. Rechnungen.
Ausnahmen:
Aufgaben haben keine Ablagen, sondern es gibt spezielle Boxen für Offen, Erledigt, Offen Delegiert und Erledigt Delegiert. Dadurch können Sie ganz einfach und schnell herausfinden, was Sie anderen für Aufgaben angelegt haben und ob sie erledigt sind.
Merkzettel und Nachrichten haben keine weiteren Boxen. Die Terminlisten lassen sich ebenfalls nicht delegieren und sind deshalb nochmal vereinfacht ohne Boxen.
Neben den klassischen Modulen und den beschriebenen Funktionen und Selektionen werden nochmal alle Aktivitäten mit allen Besonderheiten aufgelistet.
Die Startseite basiert zwar auf der gleichen Technologie wie die Module, aber hier haben wir schon eine deutliche Abweichung der Optik. Vor allem unterscheiden sich die Spalten der Startseite von den Spalten der Module. Das liegt an der Normalisierung. Die Herausforderung für uns Bestand darin, bei einer Breite von 10 Spalten eine Konfiguration zu finden, so dass man mit 10 Spalten pro Modul auskommt, es aber auch keine leeren Spalten gibt. In den Modulen brauchten wir darauf keine Rücksicht nehmen und können genau die Konstellation bereitstellen, die gewünscht wird.
Auf der Startseite gibt es vor allem, anders als in den Modulen noch die:
zusätzliche Spalten:
zusätzlich:
abzüglich
zusätzlich:
zusätzlich:
abzüglich:
abzüglich:
abzüglich:
zusätzlich:
zusätzlich:
abzüglich:
Die Ansicht der Mappen ist 1:1 analog zur Startseite, die Elemente der Mappen werden nur in einem eigenen Reiter dargestellt.
zusätzlich: