In infra-struktur gibt es viele Wege, anderen Informationen zur Verfügung zu stellen, Dinge weiter zu geben und nötige nächste Schritte anzustoßen:
Der direkteste und schnellste Kanal, interne informationen wieter zu geben ist sicher das Nachrichtenmodul, wo ich Informationen schnell und direkt an einen oder mehrere andere Benutzer weitergeben kann, ohne zeitlichen Verzug, ohne Terminierung, mit oder ohne Kontext zu einer Akte. Vorteil: Trotzdem haben wir hier, im Gegensatz zu einem direkten Gespräch, eine asynchrone Kommunikationsform, sprich der Kollege oder die Kollegin muss nicht alles "stehen und liegen lassen", wie es zum Beispiel bei einem Anruf ist. Außerdem ist die Kommunikation dokumentiert und im System jederzeit nachvollziehbar und wiederzufinden.
Wenn sich die weiterzugebenen Informationen auf eine E-Mail, ein Dokument o.ä. beziehen, wird entsprechend direkt, ggf. mit einer weiteren Info, delegiert, somit ist die Information sofort 1:1 beim Empfänger.
Bei Anrufen ist Gleiches entsprechend über das direkte Hinlegen eines Anrufs über "Anruf für" zu realisieren: Der Anruf taucht dadurch umgehend beim "Empfänger" zur weiteren Bearbeitung auf.
Wenn die Informationen einen direkten oder zeitlich terminierten Auftrag beinhalten, ist es ratsam, eine Aufgabe anzulegen, sei es eine eigenständige bzw. alleinstehende (Freitags die Mülltonne an die Straße stellen) oder aus einer anderen Aktivität (egal ob E-Mails, Anrufe, Dokumente oder andere Aktivitäten) heraus. Der Vorteil hier ist, dass man diese zeitlich planen kann und man direkt, wenn gewünscht, mit Benachrichtigungen und Alarmen ein Feedback zum Erledigungsstatus einrichten kann. Über Aufgaben kann ich Informationen also tagesgenau weiter geben, ich kann über die Aufgabe einem Kollegen oder einer Kollegin zum Beispiel eine E-Mail zu nächster Woche Donnerstag hinlegen.
Merkzettel implizieren generell kein To-Do für irgendwen, sondern beinhalten Informationen, die für all die sichtbar sind, die übers Delegieren (direkter roter Status für "Empfänger") oder über das Veröffentlichen Zugriff haben. Sollte es zu einem Merkzettel doch ein oder mehrere To-Dos geben, besteht natürlich die Möglichkeit, aus diesem heraus eine Aufgabe (oder mehrere) anzulegen.
