Die infra-struktur hat von Haus aus ein Kanban Board integriert. Grundidee ist es, Akten nicht nur als Liste, sondern auch als Kanban Board darzustellen, um eine schnelle Übersicht zu erreichen. Die Quellen, um ein Board zu öffnen, sind also die Listen für Akten. Dazu gibt es natürlich auch eine Ersteinführung Organisationsmenü.
Hilfreiche Wikipedia Artikel zum Verständnis von Kanban:
Obwohl Kanban ursprünglich aus dem Automotive Bereich stammt, hat es sich in der Softwareentwicklung zur Planung und Steuerung durchgesetzt. Im Grunde kann es auch auf viele andere Bereiche aus anderen Branchen angewendet werden.
Die Prinzipien der Kanban-Tafel:
Im Organisationsmenü klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine Ihrer Listen (gemeint sind hier die gespeicherten Filter von Akten, keine Auflistungen von E-Mails oder Anrufen) und öffnen diese Liste als Kanban Board. Über die Spalte (Lane) lässt sich die gewünschte Anzeige auswählen, also welchen Parameter Sie als Kanban dargestellt haben möchten.
Alternativ lässt sich das Board auch über die Topbar öffnen. Über diesen Weg haben Sie nicht nur die Möglichkeit Spalten auszuwählen, sondern auch von einer Ihrer Listen zur anderen zu wechseln.
Um in einem Board die Spalten bzw. Lanes zu erzeugen, nutzen Sie einfach ein vorhandenes Feld aus der Akte. Das Feld muss ein sogenanntes Einzelauswahlfeld, also ein Feld welches nur einen Wert annehmen kann, sein. Ein passendes Beispiel ist der Status eines Auftrags oder einer Bestellung.
Wenn Sie das Kanban Board über die Topbar aufrufen, anstatt direkt über die Listen, findet sich links auch ein Sternchen, mit dem Sie die aktuelle Darstellung/Selektierung zu Favoriten machen. Dabei wird die Liste plus die ausgewählte Spalte direkt als "Kurzwahl" in der oberen Favoritenleiste des Kanban-Fensters hinterlegt. So haben die schnellen Zugriff auf Ihre wichtigsten Boards.
Über den Button Einstellungen auf der rechten Seite, können zentrale Einstellungen vorgenommen werden. Diese Einstellungen gelten benutzerübergreifend pro Liste und Spalte.
Hier können Sie die Felder, die auf den jeweiligen Kanban Karten angezeigt werden sollen, auswählen. Sie können die Feldgröße und Abstände bestimmen, um ein für Sie optimiertes Look and Feel zu erreichen.
Hinweis: die Farben der einzelnen Spalten werden zufällig vergeben, um den Konfigurationsaufwand zu minimieren.
Dieser Button dient dazu, vom Board direkt in die zugehörige Akten Liste zu springen. Alle Karten werden wieder als Zeilen ausgegeben, wie Sie bereits aus infra-struktur gewohnt sind. Sie könnten jetzt auch direkt die Filter bearbeiten und wieder neue Listen erzeugen.
In einigen Fällen kann es hilfreich sein, nicht alle Spalten anzuzeigen. Über die drei Punkte der jeweiligen Spalte lässt sich diese einfach ausblenden. Auch diese Einstellung ist dann benutzerübergreifend pro Liste und Spalte. Wenn Sie sich eine geteilte Liste als Kanban Board aufrufen und Spalten ausblenden, werden diese auch bei den weiteren Benutzern ausgeblendet.
Um die ausgeblendeten Spalten wieder anzuzeigen, setzen Sie in den Einstellungen zunächst den Regler auf "ausgeblendete Spalten einblenden". Die ausgeblendeten Spalten können Sie an der gestrichelten Umrandung erkennen. Nun haben Sie die Möglichkeit die ausgeblendeten Spalten über die drei Punkte wieder einzublenden. Die gestrichelte Umrandung verschwindet dann und die Spalte gilt jetzt nicht mehr aus ausgeblendet.
Sie können die Spalten in der Reihenfolge beliebig anordnen, in dem Sie diese im farblichen Bereich nehmen und an die Wunschposition legen.
Eine besondere Bedeutung kommt dem Feld nächster Kontakt aus den Akten zu. Aus der infra-struktur bekannt als Wiedervorlage von Akten. Bei den Wiedervorlagen werden anhand des Datums die Spalten erzeugt. Im Board finden Sie in der Dropdown Box Spalte auch drei Arten von Wiedervorlagen.
Wiedervorlage (die nächsten 10 Tage)
Hier werden die nächsten 10 Tage als Spalte angezeigt. Jeder Tag, von heute an, ist also eine eigene Spalte und Sie können die Karten von Dienstag auf Donnerstag ziehen. In den Einstellungen finden Sie die Möglichkeit für diese Art der Wiedervorlage, das Wochenende ein- oder auszublenden. Bei ausgeschaltetem Wochenende fehlen die beiden Spalten Samstag und Sonntag.
Wiedervorlage Kalenderwoche
Bei dieser Art stellen die Spalten die Kalenderwochen (KWs) dar. Sie können hier also die Karten von dieser Woche, auf eine der nächsten Wochen ziehen. In der Akte ändert sich dann das Datum auf den Freitag einer Kalenderwoche. Über die Zahl in Klammern sehen Sie sofort, wie voll eine Woche schon ist, das ist sehr praktisch.
Wiedervorlage gestaucht
Hier finden Sie die Möglichkeit, analog zum Augabenmodul, die Karten zeitlich auf heute, morgen, diese Woche, nächste Woche usw. zu verteilen. Die Spalten werden also nicht linear, sondern für immer größere Zeiträume gesetzt. Hiermit können Sie also erstmal grob aufräumen und die Karten, also die Akten in die Zukunft verteilen. Das Datumsfeld in der Akte arbeitet ja taggenau, Zeiträume wie nächster Monat oder dieses Quartal setzen das Datum dann jeweils auf den letzten Freitag eines Zeitraums.
Die Kanban Grundidee ist vereinfacht ausgedrückt: Das Lager füllt von hinten auf, der Produktionsmitarbeiter nimmt von vorne weg und kümmert sich nicht um das immer wiederkehrende Auffüllen.
Das infra-struktur Kanban Board beinhaltet also auch die Möglichkeit, die Karten per Drag & Drop nach oben oder unten zu schieben. Ein Koordinator legt damit lt. der Kanban Grundidee also fest, welche Karte oben steht und der Mitarbeiter, der die Karten umsetzt, nimmt einfach die oberste Karte und legt los. Er muss sich keine weiteren Gedanken machen und kann sich direkt auf die Aufgabe konzentrieren.
Zentrales Merkmal des Kanban Boards ist die Möglichkeit, sich Akten statt in großen, oft unübersichtlichen Spalten, in kompakten Karten vereinfacht darzustellen. Welche Inhalte auf den Karten angezeigt werden sollen, können Sie in den Einstellungen festlegen.
Per Drag & Drop lassen sich nun die Karten in eine andere Spalte ziehen. Sie können die Karten innerhalb einer Spalte nach und unten ziehen, um eine Reihenfolge festzulegen.
Über den Stift 
rechts oben können Sie alle Felder bearbeiten, die Sie in den Einstellungen freigeschaltet haben. Die Reihenfolge auf der Karte entspricht der Reihenfolge in der infra-struktur Akte. Speichern oder Abbrechen erfolgt über den Button unten. Änderungen in den Feldern, aber auch das Ziehen der Karten in eine andere Spalte verändern wirklich die Daten in den Akten. Damit kann das Kanbanboard auch genutzt werden, um "nur" schnell Daten zu bearbeiten.
Über den Button 
links oben in den Karten können Sie direkt in die Akte springen.
Wenn Sie in der Akte Felder definiert haben, die einen Link darstellen, wie z.B. die Webseite des Kunden oder ein Social Media Account, wird der Link nicht in seiner langen Textform, sondern ebenfalls als Button angezeigt.
coming soon
Das infra-struktur Kanban Board unterstützt natürlich die automatische Aktualisierung der Akten, wie Sie es aus der infra-struktur kennen. Neue E-Mails kommen ja bekanntlich "von selbst" auf die Startseite. Das bedeutet: wenn Sie im Board stehen und jemand die Daten im der Akte ändert, wird das Board automatisch aktualisiert. Sie müssen dazu nicht F5 im Browser drücken, oder das Board neu öffnen.
Gleiches gilt auch, wenn Sie die Karten auf eine andere Spalte ziehen. Dann aktualisiert sich auch die Akte automatisch, selbst wenn gerade jemand in der Akte steht.
In einem Board werden alle vorgenommenen Einstellungen aus dem Einstellungsmenü, die Reihenfolge der Spalten und die vertikale Sortierung gespeichert. Grundregel ist dabei: Diese Einstellungen gelten pro ausgewählter Liste und Spalte (dem Einzelauswahlfeld einer Akte). Die Zuordnung einer Liste und seiner zuletzt benutzen Spalte wird dann auch zum default, wenn Sie die Liste das nächste mal als Board öffnen. Die Einstellungen sind systemweit, unabhängig von Benutzer vorgegeben. Dadurch haben Sie den Vorteil, die Boards für Mitarbeiter vorkonfigurieren zu können. Durch das Teilen der Liste, haben Sie also indirekt auch die Einstellungen für das Kanban Board mit vorgegeben.
Möchten verschiedene Benutzer gerne mit unterschiedlichen Konfigurationen im Board arbeiten, heißt die Lösung: eigene Liste anlegen bzw. Liste mit neuem Namen speichern. Für diese werden dann wieder eigene Einstellungen des Boards abgelegt.
Je nachdem was Sie im Board abbilden wollen, führt der Weg immer über die Filter der Listenansicht von Digitalen Akten, die sich dann als eigene Liste abspeichern lassen.
Gerne verweisen wir hierzu nochmal auf das Organisationsmenü mit seiner Erklärung zu Filtern und Listen.
Ersteinführung Organisationsmenü
Neben den echten Kanban Themen, können Sie das Board auch für andere Ideen nutzen.
Wenn Sie in der Akte Schalter verwenden, um den Status festzulegen (wie z.B. Neu, Prüfung, Umsetzung, Kundeninfo, Ausgeliefert, Abgerechnet) können Sie sich diesen zunutze machen um Prozesse abzubilden. Der Vorgang wird als Karten und der Status wird in Spalten dargestellt. Sie können den Status einfach ändern, in dem Sie die Karte per Drag & Drop in die nächste Spalte, also einen Schritt weiter, legen. So digitalisieren Sie Prozesse und haben eine schnelle Übersicht, wieviele Vorgänge in welchem Status stecken.
Wenn Sie Prozesse abbilden, können Sie direkt über die Anzahl der Karten, die sich in einem Status oder Zustand befinden, Engpässe feststellen. Es hilft bei Prozessen, sich Gedanken über die Anzahl der Vorgänge zu machen, die in einer Spalte abgearbeitet werden. Sie definieren eine maximale Anzahl von Karten in einem Status. In der aktuellen Version ist dieser Work in Progress passiv, wir könnten uns aber für die Zukunft vorstellen, eine maximale Begrenzung einer Spalte definierbar zu machen.
Mit Hilfe es Kanban Boards können Sie auch schnelle Auswertungen machen. In der Überschrift steht direkt die Anzahl der in der Spalte befindlichen Vorgänge (also Kanban-Karten). Zum Beispiel kann die Buchhaltung auf einen Blick erfassen, welche Aufträge bezahlt oder noch nicht bezahlt wurden.
Die visuelle Darstellung ist perfekt für schnelles Prüfen, ob es in den Spalten Karten gibt, die so gar nicht passen. Gerade die immer vorhandene Spalte "unzugewiesen" zeigt alle Akten, bei denen möglicherweise vergessen wurde einen Wert zu definieren.
Sie können das Board auch ohne tiefere Gedanken zur Verbesserung der Visualisierung nutzen. Stellen Sie sich eine Tafel vor, auf dem Reklamationen erfasst werden. Die Spalten sollen dann den Status zeigen. Diese Tafel lassen sich mit einem Kanban Board direkt digitalisieren und mit allen verbundenen Vorzügen nutzen.
Beispiele für solche visualisierte Spalten:
und viele viele mehr ... seien Sie kreativ
Im Rahmen der Arbeit mit einem Kanban Board kann die Definition eines zentralen Koordinators sehr hilfreich sein. Diese zentrale Stelle nimmt neue Vorgänge also Karten entgegen, teilt diese Abteilungen in den Lanes bzw. Spalten zu und bewertet die Priorisierung durch vertikales ziehen der Karten, also dem Erstellen einer Reihenfolge, in der abgearbeitet werden soll.
Gerade bei Reklamationsmanagement und Projekten ist die zentrale Stelle, über dessen Schreibtisch alles geht, sehr hilfreich. Die genauen Aufgaben müssen dazu natürlich genau definiert werden und sind vom jeweiligen Prozeß oder den Vorgängen abhängig.
Das Board ist ein wichtiger Bestandteil der infra-struktur Plattform. Es lässt sich über einen speziellen Link aber auch in einem eigenen Browsertab öffnen und nutzen. Es wird in dieser Form genutzt, um es auf Displays laufen zu lassen, um auf einem Beamer den aktuellen Projektstand an der Wand für alle zu visualisieren. Über diese Mechanismus, können Sie auch externen Leuten den Link zu Verfügung stellen, damit infra-struktur unabhängige Benutze auch mitarbeiten können.
Der Link lautet dann:
https://io.infra-struktur.info/kanban/#/
Für das Login geben Sie nun Ihre URL zu Ihrer infra-struktur ein, dazu Benutzernamen und Passwort Ihrer infra-struktur. Dritte die mitmachen wollen, sollten Sie zumindest einen Gastzugang zu Ihrer infra-struktur bereitstellen.