Mit dem neuen Kalender der infra-struktur haben wir insbesondere die Bedienung vereinfacht, auf eine moderen Technologie und Optik umgestellt, aber gleichzeitig die bekannten und bewährten Features beibehalten.
Kernfunktionen:
Der Kalender ist im Unterschied zu den restlichen Modulen nicht in Listen sondern natürlich anders aufgebaut. Man findet klassischerweise Tages-, Wochen- und Monatsansichten.
Unabhängig davon, welche Ansicht des Kalenders Sie wählen, finden Sie oben die sogenannte Kopfzeile. Hier gibt es die verschiedenen Werkzeuge und Möglichkeiten, die ein Kalender benötigt.
Wie der Name verrät, können Sie hier einen Termin per Button anlegen. Eine weitere Möglichkeit, einen Termin anzulegen, erfolgt über das Ziehen eines Zeitfensters direkt im Kalender (siehe Kapitel Drag & Drop und Ziehen).
Mit heute und der Datumsauswahl, bestimmt man den Referenzpunkt zu der jeweiligen Kalenderansicht. Zum eingestellten Referenzdatum lassen sich nun Monats- oder Wochenansichten wählen. Die beiden Vor- und Zurück Button verschieben dieses Referenzdatum in Bezug auf die eingestellte Ansicht. Das bedeutet: In der Tagesansicht geht man jeweils einen Tag vor und zurück, in der Wochenansicht dann wochenweise usw.
In der Mitte findet sich die Zentralinformation zur gewählten Ansicht, also der konkrete Tag, der Monat oder die Kalenderwoche (KW).
Per Benutzerschalter können Sie auswählen, welchen Kalender Sie sich anzeigen lassen möchten. Standardmäßig wird Ihr eigener Kalender angezeigt. In fremden Kalendern können Sie genauso navigieren und arbeiten wie im eigenen Kalender. Sie selbst stehen in der Auswahlbox zur schnellen Navigation immer ganz oben. Ihre Kollegen folgen in alphabetischer Reihenfolge.
Per Drop-Down-Menü können Sie zwischen den verschiedenen Ansichten zum eingestellten Referenzdatum wählen. Zur Auswahl stehen:
Im Kalender gibt es unterschiedliche Ansichten. Jede Anischt hat andere Stärken für verschiedene Anwendungsgebiete. Die meisten Benutzer arbeiten am häufigsten mit der Wochenansicht.
Die Tagesansicht stellt auf der kompletten Fläche den Tag dar. Gerade Tage mit vielen Kollisionen lassen sich dadurch besser darstellen, weil einfach mehr Platz ist.
Die Wochenansicht ist die Lieblingsansicht der meisten Benutzer. Hier werden 7 Tage nebeneinander dargestellt, der Wochenanfang ist der Montag ganz links. Wenn Sie mit den beiden Pfeilen vor dem Datum blättern, springt die Ansicht von Woche zu Woche.
Im Unterschied zur Wochenansicht wird hier das Wochenende ausgeblendet und Sie bekommen 5 Tage auf die Fläche einer ganzen Woche.
Die rollierende Woche ist eine Sonderansicht. Sie eignet sich vor allem für Leute, die gerne mit der Wochenansicht arbeiten, aber im Grunde nur in die Zukunft blicken. Rollierend bedeutet hier, dass der aktuelle Tag eine feste Spalte Spalte bekommt, z. B. Spalte 1. Dann findet sich der aktuelle Tag immer ganz links und man kann 6 Tage nach vorne schauen. In welcher Spalte der aktuelle Tag stehen soll, entscheiden Sie in den Einstellungen.
Die flexible Woche bringt mehr als 7 Tage in die Wochenansicht. Für den schnellen Blick auf die nächsten 15, 20 oder sogar 30 Tage (konfigurierbar in den Einstellungen) bekommen Sie eine Wochenansicht mit eben diesen 15, 20 oder sogar 30 Tagen. Die flexible Woche eignet sich zudem bestens, einen Termin per Drag & Drop über das Wochenende in eine der nächsten Wochen zu schieben. Der Start der flexiblen Woche ist immer der Montag der aktuellen Woche.
In einer kompakten Ansicht finden Sie die Termine mit Anfangszeit. Jeder Tag erhält ein gleich großes Kästchen. Über den farblichen Punkt vor dem Termin können Sie die Farbe des Termintyps sehen.
Sollte es an einem Tag besonders viele Termine geben, die nicht in das vorgesehene Kästchen des Tages passen, so wird ein x weitere eingeblendet. Per Klick öffnet sich eine Liste weiterer Termine.
Natürlich können Sie über den Schalter Benutzer schnell in den kompletten Kalender eines Kollegen schauen. Der Vorteil der Multiansicht besteht jedoch darin, dass Sie verschiedene Kalender in EINE Ansicht bringen können. Durch Aufklappen mit dem kleinen Doppelpfeil öffnen Sie das Panel Multiansicht. Die erste Auffälligkeit betrifft jetzt die Farbe der angezeigten Termine. Anstatt die Farben der Termintypen zu zeigen, wechseln die Termine ihre Farbe auf Basis der Farbe des Benutzers, um schnell zu sehen, wer hat wo einen Termin.
Die Multiansicht funktioniert in allen Ansichten (Tag, Woche, Monat usw.). Sie haben also auch eine Wochenansicht aller Benutzer in einer Ansicht. Kollisionen von Terminen werden genauso behandelt wie in Ihrem Kalender auch, durch Einrücken und Übereinanderlagern. Sie sehen in der Wochenansicht also sofort eine freie Lücke.
Die anzuzeigenden Benutzer lassen sich durch Anklicken aktivieren und deaktivieren. Welche Benutzer in der Multiansicht angezeigt werden sollen, können Sie in den Einstellungen hinterlegen.
Über den + Termin anlegen links oben in der Top-Bar oder über das Ziehen mit der Maus in der Wochenansicht können Sie neue Termine anlegen. Unter dem Kopf des Terminpanels finden sich typischen Eigenschaften eines Termins:
Nachdem ein leeres Panel erscheint, können Sie von oben nach unten alle relevanten Informationen zum Termin hinterlegen.
Mit den Wiederholungen lassen sich ganze Gruppen von gleichen Terminen anlegen.
Grundsätzlich starten Terminen am ersten angelegten Datum und bleiben als Wiederholung(-skette) gespeichert, bei Änderungen und beim Löschen von Wiederholungsterminen gibt es immer die Option ausschließlich diesen Termin oder inkl. aller folgenden Wiederholungstermine. Veränderungen an Wiederholungen, wirken sich also nur auf die Zukunft aus, möchten Sie vergangene Wiederholungen ändern, müssen Sie dafür nur noch weiter zurückgehen und dort für die Zukunft ändern. Denken Sie dran: Die Unendlichkeit ist weit, vor allem gegen Ende.
Wiederholungen sollen wohl überlegt sein. Es ist in der Praxis aber gar nicht so komplex, hier ein etwas aufwändigeres Beispiel:
Fitness an jedem 1. Dienstag im ungraden Monat (Dazu legt man also im ersten ungraden Monat den Termin an, Dienstag 2. Januar 2018)
Lösung:
Hinweis: Bei Wiederholungen gibt es kein Wochenende ausklammern. 3 Wochen Urlaub ist eine Wiederholung und man löscht die 3 Samstage und Sonntage eben raus. Ebenso werden keine Feiertage exkludiert. Anstatt zu sagen, jeden Tag für die nächsten 12 Monate, kann man natürlich auch als wöchentliche Wiederholung Montag, Dienstag usw. anlegen, geht schneller als Wochenenden löschen.
In dieser Liste können Sie die Teilnehmer und die Rechte dieser Teilnehmer hinzufügen oder ändern. In der oberen Liste finden Sie die einzelnen Benutzer, die Sie per Klick in die Liste der Teilnehmer hinzufügen können. Darunter finden Sie die virtuellen Gruppen, um ganze Gruppen als Teilnehmer zu buchen. Einzelne Teilnehmer lassen sich aus der Teilnehmerliste per Mausklick auch wieder entfernen.
In den Spalten können jetzt die jeweiligen Rechte gesetzt werden:
Kollision prüfen
Mit einem Klick auf den Button wird zu allen Teilnehmern geprüft, ob es kollidierende Termine gibt. Hat ein Teilnehmer bereits zum gewählten Zeitpunkt einen Termin und damit eine Terminkollision, wird der Name durchgestrichen und wenn Sie den Mauszeiger darüber halten, sehen Sie den Titel des parallelen Termins.
Damit man auch schon in den Wochenansichten erkennen kann, welche Termine auch mit Datensätzen verknüpft sind, wird hier anstelle des Puzzle-Symbols die kleine Kette angezeigt. Bei genau einer Verknüpfung sieht man die Kette. Ist der Termin mit mehreren Datensätzen verknüpft, wird die Kette mit einem + Symbol versehen. Unverknüpfte Termine haben kein Kettensymbol.
Dieser Webkalender kennt, wie andere Kalender für den reinen Windowsbetrieb, die bekannten Komfortfunktionen für die Maus. Um einen Termin zu ändern, ziehen Sie den Termin einfach passend mit der Maus.
In der Tages- und den Wochenansichten können Sie Termine durch Ziehen von Zeitfenstern im Kalender anlegen. Einfach mit der linken Maustaste am richtigen Tag zur passenden Startzeit ansetzen und bei gehaltender Taste bis zum Terminende ziehen und los lassen. Dann öffnet sich rechts das Side-Panel und Sie können weitere Termindaten eintragen.
Hinweis: Ein einfacher Klick bewirkt nichts. Einen fälschlicherweise angelegten Termin müssen Sie anschließend im Side-Panel löschen oder korrigieren.
Wenn Sie einen Termin zeitlich ändern möchten, reicht es aus, bei gedrückter linker Maustaste den Termin an eine andere Position zu schieben. Das verlängern oder verkürzen des Termins erreichen Sie durch Ziehen des kleinen Symbols (roter Kreis) am unteren Ende des Terminblocks.
Alle Details zu einem Termin finden Sie im Side-Panel. Durch Klick auf den Termin öffnet sich das Side-Panel rechts.
Um für elementare Informationen zu einem Termin das Öffnen des Side-Panels zu sparen, wird ein grauer Infobereich eingeblendet. Dieser zeigt die Zeit, Titel, Beschreibung, Zeit und die ativen Teilnehmer. Beim Verlassen des Mauszeigers des grauen Bereichs schließt sicher der graue Infobereich automatisch.
Durch das Spiel von Terminen mit und ohne Kollision, von informativen und aktiven Terminen parallel, werden Sie immer mal Konstellationen finden, in denen ein einzelner Termin schlecht zu erkennen ist. Sie können nun die Tagesansicht nutzen, um sich die Breite nutzbar zu machen. Zudem haben wir den Kalender so eingerichtet, dass Sie per Hovereffekt (s. u.) auch Termine ansehen können, die von anderen, überlagerten Terminen verdeckt werden.
BEISPIEL: Der aktive Termin Projekt Hotel Adler liegt über dem Termin Abschlußbesprechung. Die Breite des kollidierenden Termins (Abschlußbesprechung), der später anfängt, wird auf 50% Breite reduziert. Da der informative Termin Unterlagen (Farbe hell transparent) komplett darüber liegt, kann man trotzdem von rechts in den roten Termin mit dem Mauszeiger, um ihn in den Vordergrund zu holen. Informative Termine werden mit einer Breite von 80% dargestellt und sind so direkt erkennbar, unabhängig von der Transparenz.
Beispiele:
Von links mit dem Mauszeiger den grünen Termin hervorgehoben (Hovereffekt).
Von rechts über die schmale rote Kante die rote Kollision hervorgehoben (Hovereffekt).
In die helle Fläche des informativen Termins, um ihn hervorzuheben (Hovereffekt).
Eine absolute Besonderheit unseres Kalenders sind informative Termine. Sie können sich informative Termine parallel zu "echten" Terminen anlegen, ohne eine Terminkollision zu verursachen. Sie können bei wichtigen Terminen also informative Teilnehmern hinzubuchen (Benutzer als Teilnehmer hinzufügen und das Häkchen bei Aktiv herausnehmen). Mit informativen Terminen stören Sie nicht den Kalender des informativen Teilnehmers, denn die informativen Termine werden nur aufgehellt und schmaler in der Darstellung angezeigt.
In diesem Kalender gibt es zwei Arten von Terminen, die keine konkrete Anfangs- und Endzeit haben. Ganztägige Termine werden über den ganzen Tag dargestellt, beginnen aus optischen Gründen aber erst um 8h, oder zum frühesten Termin des Tages. Dadurch vermeiden wir die Notwendigkeit, zu viel scrollen zu müssen. Ganztägige Termine lösen auch ganz normal eine Kollision mit anderen Terminen aus.
Im Unterschied dazu, können Sie Termine ohne konkrete Zeit auch als zeitunabhängigen Termin eintragen. Diese stehen dann einfach oben als Liste drüber, es gibt keine Kollisionen und stören die Darstellung nicht. Ein Beispiel hierfür sind Urlaube von Kollegen. Diese stehen bei allen oben drüber in der Liste. Somit ist jeder informiert. Analog regeln Sie so z. B. den Küchendienst oder informieren Ihre Kollegen darüber, dass Sie im Homeoffice arbeiten.
Über den Schalter Benutzer, können Sie in den Kalender eines anderen Benutzers springen. Hier sehen Sie - wie in Ihrem eigenen Kalender - die Termine des anderen Benutzers. Ausgenommen sind alle Termine, die als privat gekennzeichnet sind. Möchten Sie den Zugriff auf Ihren Kalender gänzlich unterbinden, können Sie in den Einstellungen Benutzer blockieren.
Legen Sie per Ziehen eines Zeitfensters im Kalender des Kollegen einen Termin an, ist dieser Kollege automatisch Teilnehmer des Termins.
Hat ein Kollege einen Termin für Sie angelegt, sehen Sie vor dem Titel das Benutzerkürzel des Erstellers in eckigen Klammern.
Um Termine zu suchen, klicken Sie auf das Lupe-Symbol oben neben dem Referenzdatum. Es öffnet sich ein neues Suche-Tab. Über Suchbegriffe und Schalter sind Sie in der Lage, den Termin des letzten "Reifenwechsels" zu finden. Sie können auch den Benutzerfilter mit einbeziehen, um Termine mit bestimmten Teilnehmern zu finden.
Die Ergebnisse der Terminsuche werden in einer Liste dargestellt. Klicken Sie in Ihrer Wochenansicht auf Suche, bekommen Sie sofort eine Liste der Termine des heutigen Tages. Am Icon können Sie dann erkennen, ob es ein informativer oder aktiver ist.
Termine in einer Liste lassen dann natürlich auch im Organisationsmenü (Ersteinführung Organisationsmenü) per Drag & Drop in eine Mappe ziehen, oder Sie legen sich dazu Listen an.
Ein besonderes Gebiet stellen die Termintypen dar. Im Kern geht es bei Termintypen darum, Termine schneller und fehlerfrei anlegen zu können. Termintypen sind Muster für häufig benutzte Termine. Wenn Sie also regelmäßig einen Termin Schulung brauchen und dieser soll immer blau sein, die gleichen 3 informativen Teilnehmer haben, mit dem Objekt Alle meine Schulungen verknüpft sein und natürlich auch einen Alarm 1 Stunde vorher eingestellt haben, können Sie alle diese Eigenschaften oder Einstellungen als Muster (Termintyp) ablegen.
Legen Sie nun einen Termin an, wählen Sie zuerst den Termintyp aus und schon sind Verknüpfung, Teilnehmer, Alarm und die Farbe blau fertig automatisch eingestellt. Sie vergessen kein Details und sind viel schneller.
Termintypen können Sie in den Einstellungen festlegen (s. u.).
WICHTIG !!! Das nachträgliche Ändern eines Termintyps beim Anlegen eines Termins ist nicht möglich! Da quasi alle Einstellungen in einen Termintyp abgelegt werden ist das nachträgliche ändern sehr schwierig und nicht eindeutig. Stellen Sie sich vor, Sie haben immer die Mitarbeiter X,Y,Z beim Termintyp A und wechseln nun zu Termintyp B, soll er jetzt die Mitarbeiter D,E,F aus dem Termintyp buchen, oder die X,Y,Z aus Termintyp A behalten, oder soll er sie ergänzen? Im Grunde müsste das System bei jedem Wechsel des Termintyps fragen, das es nie eindeutig ist: Wollen Sie den Text übernehmen? Wollen Sie die Teilnehmer löschen? Oder Hinzufügen? Wollen Sie die aktuelle Farbe oder die neue aus dem Termintyp usw. usw. usw.
Ergo: Termintypen zuerst auswählen. Haben Sie den falschen genommen, löschen Sie den Termin und legen einen neuen mit richtigem Termintyp an.
In der Liste der Benutzer können Sie alle blockieren, die eben nicht in Ihren Kalender schauen sollen. Ihr Name fehlt dann zukünftig bei dem blockierten Benutzern in der Benutzerauswahl. Trotzdem können Sie gemeinsame Termine haben, also Teilnehmer sein.
Andere Kalender (z. B. iPhone) können mit dem Link, oder der Datei die Termine aus diesem Kalender importieren. Achtung: nur in eine Richtung, d. h. es können nur Termine aus dem infra-struktur Kalender z. B. auf Ihr iphone importiert werden. Nicht anders herum.
Legen Sie hier fest, welche Benutzer Sie in Ihrer Multiansicht sehen möchten. Für die verschiedenen Benutzer lassen sich individuelle Farben definieren. In der Wochenansicht wechseln die Farben von Termintypen, auf die Farben, die Sie hier definiert haben.
Analog zum Anlegen von Terminen können Sie hier alle Termineinstellungen festlegen, die ein Termintyp mitbringen soll. Globale Termintypen sind für alle Benutzer verfügbar. Aktiv kann sich jeder die Termintypen zusammenstellen, die er verwenden möchte. Nur die mit "aktiv" gekennzeichneten werden ihm dann beim Anlegen eines neuen Termins als auswählbaren Termintyp angeboten.