(A) Wenn das Menürecht gesetzt ist und das Recht auf die globale Wiedervorlage ebenfalls, hat der Benutzer vollumfängliche Rechte, die digitalen Akten zu sehen. Er kann Akten suchen, finden, öffnen, bearbeeiten und Aktivitäten mit diesen verknüpfen.
(B) Hat ein Benutzer kein Menürecht auf eine Akteninstanz, hat dieser auch keine Möglichkeit, eine der digitalen Akten dieser Instanz zu sehen oder zu öffnen. Weder in der Tabellenansicht, noch in der Suche beim Verknüpfen, etc. Es gibt auch keine Möglichkeit, diesem gezielt eine Akte frei zu schalten.
(C) Ist das Menürecht gesetzt, die Berechtigung auf die globale Wiedervorlage aber nicht gegeben, so gibt es zwei Möglichkeiten, eine Akte gezielt einem Benutzer hinzulegen:
(C1) Der Benutzer ist als Kontaktperson in der Akte ausgewählt
oder
(C2) Der Benutzer hat eine Aufgabe, die mit dieser Akte verknüpft ist.
In beiden Fällen, kann der Benutzer die spezielle Akte suchen, finden, verknüpfen und öffnen. Die Berechtigung auf die einzelne Akte ist exakt wie unter (A).
Die Berechtigung wird entweder dadurch gegeben, dass der Benutzer direkter Empfänger der Aufgabe ist oder ihm diese delegiert wurde. Das Archivrecht auf eine Aufgabe reicht nicht für irgend eine Berechtigung, die angehängte Akte zu sehen.
Verknüpfte Termine oder Aktivitäten haben keinerlei Auswirkungen darauf, dass man eine Akte ohne Recht auf die globale Wiedervorlage sehen darf.
(D) Wenn die Multiuserfunktion in einer kompletten Akten-Instanz ausgeschaltet ist (in der Administration unter der "Zusatzfeldverwaltung"), sind generell alle Akten für alle Benutzer sichtbar, die das Menürecht auf diese Instanz haben. Die Multiuserfunktion ist somit die Grundvoraussetzung, dass digitale Akten selektiv sichtbar und userbezogen zu öffnen sind.
Matrix der Berechtigungen
