Ersteinführung Aufgabenkonvertierung

Mit Aufgabenkonvertierung ist das Umwandeln sämtlicher Aktivitäten in Aufgaben gemeint. Es ist grundsätzlich nicht zielführend oder hilfreich, alle offenen Aktivitäten auf der Startseite zu lassen. Siehe dazu auch die Ersteinführung: Ideen zu einer aufgeräumten Startseite.

Dimensionen von Aufgaben

Im Grunde ist es bei Aufgaben ganz einfach: zu jeder E-Mail, jedem Anruf oder Termin können Sie sich zwei einfache Frage stellen

• Was ist zu tun?
• Wann ist es zu tun?

Damit lassen sich dann ganz einfach Wiedervorlagen für Aktivitäten generieren, welche dann nicht dauerhaft rot oder gelb auf Ihrer Startseite prangen müssen.

Warum sollte man Aktivitäten in Aufgaben konvertieren?

• Versuchen Sie bis Abends Ihre Startseite leer zu bekommen, um dadurch Ihre kognitive Belastung zu minimieren. Sie müssen immer das, was grad nicht akut ist, gedanklich ausblenden können.
• Aufgaben zu Aktivitäten zeigen auch den Kollegen in der Historie eines Datensatz genau, was Sie geplant haben. Eine gelbe E-Mail bringt in der Historie keine Erkenntnisse, wann es weitergeht, oder was gemacht werden soll.
• Der Betreff einer E-Mail ist der Text eines anderen, den Sie nicht beeinflussen können. Solange diese E-Mail auf Ihrer Startseite bleibt, werden Sie jedes mal aufs Neue darauf gestoßen, und müssen immer wieder überlegen, was damit war. Erstellen Sie sich aus der E-Mail eine Aufgabe, in der bereits der Betreff aussagt, worum es geht und was damit noch zu tun ist. Beschreiben Sie auch die Essenz des Inhalts mit Ihren Worten. So müssen Sie die E-Mail nicht immer wieder neu lesen und neu verstehen. Das spart Ressourcen.
• Erstellen Sie sich Aufgaben für Dinge, die heute nicht mehr erledigt werden. Alles, was Sie nach Getting Things Done sofort erledigen können, bedarf keiner eigenen Aufgabe.
• Durch die Wahl des Datums ist eine einfache Form der Wiedervorlage, denn dadurch verschwindet die Aufgabe von Ihrer Startseite. Sie legen sich die Aufgaben ins Archiv und sie kommen von selber zur rechten Zeit wieder hoch auf Ihre ToDo Liste. Das Prinzip der Wiedervorlage funktioniert auch mit Merkzetteln.
• Menschen fällt es oft schwer, sich Dinge zu merken. Die Stärke der meisten Menschen liegt in der kreativen Ideenfindung. Wenn Sie Ihre Aufgaben in einem System gespeichert haben, welchem Sie vertrauen und von dem Sie wissen, dass sie zum richtigen Zeitpunkt wieder erscheinen, können Sie die Aufgaben ruhig vorerst "vergessen" und brauchen nicht mehr an sie denken. Das System erinnert Sie rechtzeitig daran. Das schafft Ressourcen im Kopf, welche Sie wieder zur kreativen Ideenfindung nutzen können
• Da sich das System merkt, aus welcher Aktivität Sie eine Aufgabe erzeugt haben, hängt das E-Mail-, Anruf- oder Dokumentenoriginal immer mit dran. Dieses Ursprungs-Element können Sie ich einfach grün machen. Die Aufgabe dazu bleibt gelb.

Umsetzung in infra-struktur

Aufgabe anlegen

Die Möglichkeiten und Funktionen von jedem Element finden Sie am einfachsten durch Klick mit der rechten Maustaste,

in der Listenansicht von Aktivitäten, oder im Panel.

Es gibt für alle Aktivitäten die Möglichkeit, aus ihnen eine Aufgabe zu erstellen:

• Anrufe
• Dokumente
• Termine
• E-Mails
• Merkzettel
• Nachrichten

Die Ideen zur oben angeführte Frage "Warum sollte man Aktivitäten in Aufgaben konvertieren?" lässt sich also systemweit für alles umsetzen.

Aufgabenreferenz abrufen

Im Panel zu einer Aufgabe, finden Sie immer das Symbol der verknüpften Original-Aktivität. Durch einen Klick springen Sie direkt in das Original-Dokument, die E-Mail, den Anruf usw.

Was macht man, wenn man mehrere Aktivitäten in eine Aufgabe konvertieren will?

Um nicht nur mit Aufgaben, sondern auch mit komplexen Strukturen arbeiten zu können, wurde eine weitere Funktion erschaffen: Akten aus Aktivitäten anlegen Die Akte wird dabei also zur "aufgebohrten" Aufgabe mit erweiterten Funktionen. Sie können diese ursprüngliche Aufgabe nun umfangreicher nutzen, Dokumente hinzufügen, weitere Aktivitäten dazu anlegen und vieles mehr. Die Aufgabe wird zur Akte mit allen dazu gehörenden Funktionen.

Weitere Informationen zum Umgang mit Vorgängen, beschreibt die Ersteinführung Vorgänge.