Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen einen anderen Blick auf das Aufgabenmodul der infra-struktur geben. Natürlich finden Sie in der Lösung infra-struktur eine ToDo Liste, aber was kann man damit noch machen. Die Funktionen wie Aufgaben anlegen, mit und ohne Alarm, der Verknüpfung zum Datensatz, Wiederholungen, das Erzeugen von Aufgaben aus anderen Aktivitäten, all diese Aspekte sollte ausreichend in unseren Unterlagen erklärt sein.
Hier geht es mir darum, den Begriff Kontext aus dem David Allen Universum aufzugreifen und das Aufgabenmodul mit den Listen der infra-struktur zu kombinieren.
Getting Things Done von David Allen, Auszug aus Wikipedia:
Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen. Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.
Es ist hilfreich, sich mehrere Aufgabenlisten an zu legen, je nachdem in welcher Umgebung Sie sich befinden. Der Trick dabei: nutzen Sie Kontexte für diese Umgebungen. Wenn die Umgebung Supermarkt ist, also der Kontext, sollten die Aufgaben Milch besorgen und Kartoffelpreise checken genau diesen Kontext tragen.
In der Praxis gibt es kaum mehr als 10 Kontexte, sonst hat man das Prinzip nicht verstanden. Beispiele hierfür sind: @Büro, @Computer, @Telefon. Sie können die Umgebungen natürlich etwas weiter fassen und sich von der Räumlichkeit lösen und einen Kontext definieren als @Kunde, also alles was mit dem Kunden zu tun, oder @Strategie, wenn Sie Aufgaben angelegt haben, die den Bezug zu Unternehmensstrategien haben. Arbeitsfelder wie @Softwareentwicklung können ebenfalls sinnvoll sein.
Kontexte sind heiß diskutiertes Thema in der GTDCommunity. Ein Kontext beschreibt eine Menge an Ressourcen und physikalischen Gegebenheiten, die notwendig sind um eine Liste von Aufgaben bearbeiten zu können. Alle Aufgaben in einem Kontext können nacheinander abgearbeitet werden, wenn die Ressourcen verfügbar sind. Durch die zusammenhängende Bearbeitung ähnlicher Aufgaben wird Zeit gespart, indem die vorhandenen Bedingungen optimal genutzt werden.
Kontexte definieren benötigte Ressourcen, Rahmenbedingungen oder Voraussetzungen für eine Menge von Aufgaben. Kontexte können in folgende Gruppen untergliedert werden:
Auf der Startseite der infra-struktur finden sich viele Informationen, die meinen Arbeitsalltag beeinflussen. Es kommen E-Mails, Kunden wollen zurückgerufen werden und vieles mehr. Bei allen Informationen, die auf mich einströmen, sollten Sie überlegen: Handelt es sich um eine Information oder eine Aktion?
Wenn also z.B. eine Mail kommt mit dem Inhalt "... damit Sie schon mal wissen ..." ist es wohl eine Information, also lesen, verstehen, grün markieren und erledigt. Ein anderes Beispiel ist ein Anruf mit dem Inhalt "... wenn Sie ... dann hätte ich gerne ...". Hier sprechen wir im Unterschied zu reinen Informationen, von Aktionen, Sie sollen also konkret etwas tun, um die Aktivität, hier der Anruf am Ende grün markieren zu können.
Sobald die Einflüsse von Innen (Arbeitskollegen) oder Aussen (Kunden, Lieferanten) eine Aktion bei Ihnen auslösen, sollte man den Anruf oder die Mail nehmen und eine Aufgabe anlegen und diese mit einer Fälligkeit, also mit einem Datum versehen. Streng genommen, sollte alles was kommt, direkt in eine Aufgabe gewandelt werden und mit einem Verantwortlichen (Aufgabe für) und einem Datum versehen werden. So liegen nicht ewig gelbe und rote Aktivitäten auf der Startseite rum, sondern werden gleich konkret geplant.
Nun stellt sich die Frage: Ab wann legt man Aufgaben an, wann nicht und was bedeutet das für die Funktion delegieren in der Software infra-struktur?
Klar, wenn eine Mail kommt und die Aktion ist das Schreiben einer Antwort, werden Sie keine Aufgabe anlegen, sondern direkt zurückschreiben. Hier gilt natürlich vor allem die 2-Minuten-Regel von David Allen. Sollte sich aber das Medium ändern, aus einem Anruf wird der Wunsch für eine physische Postsendung, ist das ein Indiz für eine Aktion, die Sie über Aufgaben lösen können. Des weiteren spricht ein asynchroner Prozess für eine Aktion, also das anlegen einer Aufgabe zu einer eingehenden Aktivität. Bspw. steht im Anruf: "Bitte Ende des Jahres dazu melden." Also immer wenn es nicht direkt "durchläuft", sondern wenn Prozesse unterbrochen werden und warten müssen. Manchmal ist es eine Kontrolle, die oft asynchron läuft, wie z.B.: "Hat er meine E-Mail beantwortet?", könnte eine Aktion und damit eine Aufgabe sein.
Alles natürlich unter der Voraussetzung für Aktionen: Sie haben eine gewisse Mindestgröße, einen gewissen Mindestaufwand und die Asynchronität hat einen Zeitversatz der Groß genug ist. Es ist also auch durchaus sinnvoll eine E-Mail mit der Info zu delegieren: "schreib du bitte eine Antwort", ohne direkt eine Aufgabe an zu legen.
Im Grunde, bei strenger Betrachtung, müsste spätestens zum Feierabend die Startseite leer sein, denn das noch offene, haben Sie als Aufgabe für andere, oder für später angelegt.
In Anlehnung an die GTD, können Sie ganz einfach alle Aufgaben mit Kontexten versehen. Überlegen Sie sich einfach eine Liste von möglichen Kontexten in denen Sie unterwegs sind:
Das sind also Ihre Kontexte in Ihrer täglichen Arbeit. Nebenbei erkennen Sie übrigens, was Sie im Unternehmen wirklich machen ;) Sie sollten nur so viele Kontexte definieren, wie Sie sie sich auch merken können, das schützt vor inflationärer Nutzung von Kontexten.
Versuchen Sie nun in jeden Aufgabentitel diesen Kontext mit einzutragen, in einer Kurzform (z.B. 2 Buchstaben), Sie wollen ja nicht zu viel tippen. Davor setzen Sie ein Sonderzeichen wie @, damit Sie später danach besser suchen können. Eine Liste mit Kurznamen könnte also so aussehen:
Ob Sie die Kurzform der Kontexte vor oder hinter den Titel schreiben ist Geschmacksache. Als Beispiel drei Aufgaben mit Kontext:
Wie Sie sehen, kann man natürlich zu einer Aufgabe auch mehrere Kontexte vergeben und sie mit Leerzeichen trennen.
Wenn Sie nun das Organisationsmenü nehmen und sich die Listen anschauen, liegt hier jetzt die Kombination. Im Aufgabenmodul suchen Sie nach @bk und speichern es als Liste @Bank (@bk) ab.
Im Menü baut sich dann eine Sammlug von Listen, analog zu den Kontexten auf.
Durch einen Klick auf eine Liste, holen Sie jetzt gezielt eine Liste von offenen Aufgaben die zu einem Kontext gehören. Sie können also aus der Liste der vielen Aufgaben, sich zuerst auf Aufgaben konzentrieren die zu Bank gehören, danach sind die Mitarbeiter dran. Wenn Sie sowieso gleich einkaufen fahren, finden Sie in diesem Kontext viellicht die Dinge, die Sie sowieso besorgen wollen.