Die Listenansicht der Akten liefert - im Unterschied zur Maske - eine Liste aller digitalen Akten, auf die Sie berechtigt sind.
Damit Sie immer wissen, in welcher Maske bzw. digitalen Akte Sie sich befinden, sind diese mit einem farbigen Streifen auf der linken Seite markiert. Maske und Akte haben dieselbe farbige Markierung. In diesem Fall lila.
In der Funktionsleiste im Kopf der Maske finden Sie folgende Buttons von links nach rechts:
Sofern durch Ihren Administrator aktiviert, finden Sie zusätzlich die Geokarte ganz rechts.
In der Fußzeile finden Sie die bekannte Schrittweite. Mit einem Doppelklick auf eine Zeile, öffnen Sie eine Akte in einem neuen Tab:
Ihr Administrator kann festlegen, welche Spalten Sie standardmäßig sehen. In der Regel sind das die wichtigsten Felder einer digitale Akte. Vermissen Sie eine Spalte, können Sie diese per Klick auf den Pfeil neben einer Spaltenüberschrift -> Spalten selbst hinzufügen. Genauso können Sie Spalten natütlich ausblenden. Durch einfaches breiter oder schmaler ziehen mit der Maus können Sie die Spalten, wie in den übrigen Modulen auch, in der Breite verändern. Diese individuellen Anpassungen stehen jedem Benutzer frei. Alle diese Einstellungen bleiben pro Benutzer auf allen Rechnern gespeichert.
Unter Aktionen können Sie die Stammdaten aller angezeigten Akten der Liste oder die Ansprechpartner als csv-Datei oder in diversen anderen Formaten exportieren. Diese Berechtigung muss aber vom Administrator benutzerspezifisch freigeschaltet sein. Zudem besteht hier, auch abhängig von den gegebenen Berechtigungen, die Möglichkeit eines kompletten Exports der entsprechenden Datenbank, also aller Akten.
Selektionen (zum Beispiel über die Filter, s.u.) von bestimmten Akten werden Ihnen jeweils als Liste angezeigt. Jede Ergebnisliste können Sie sich in Ihrem Organisationsmenü links als "Liste" ablegen ("Mit neuem namen speichern"). So können Sie diese auf "Knopfdruck" einfach reproduzieren, ohne die Selektionskriterien alle erneut einstellen zu müssen. Jeder Liste können Sie zur Unterscheidung einen Namen geben, z. B. Teilnehmer Business Brunch oder alle Kunden aus Köln.
Sie finden Ihre benannte Liste demnach an zwei Stellen: 1. In der Funktionsleite unter Listen 2. Im Organisationsmenü links im Bereich "Listen"
ACHTUNG: Listen funktionieren nur im Zusammenhang mit Filtern nicht mit der Volltextsuche.
Um solche Listen zu definieren, müssen Sie, wie gesagt, die Filterfunktionen nutzen: Mit den Filtern können Sie besonders genau Ihre gewünschten Akten "herausfiltern" und selektieren. Per Klick auf den Button "Filtern" öffnet sich das Fenster, mit Sie zu jedem Feld mit Hilfe eines so genannten Operators einen Vergleichswert definieren können. Hier finden Sie also den klassischen Fall, zeige: Alle Kunden mit der PLZ 33100.
Im folgenden Beispiel sollen alle Fahrzeuge aufgelistet werden, welche Gebrauchtwagen sind mit Klimaanlage UND LED Lichttechnik ausgestattet:
Ist zur angezeigten Liste ein Filter gesetzt, zeigt sich dies durch die Einfärbung des Icons:
Wählen Sie zunächst aus, ob Sie ALLE folgenden Kriterien oder nur EINES davon zutreffen muss. Wählen Sie anschließend die Kriterien aus. Diese sind eingerückt dargestellt. Die Kriterien bestehen aus 3 Feldern 1. Linker Bereich: Hier wählen Sie das gewünschte Feld der Akte aus. 2. Mittlerer Bereich: Definieren Sie einen Operator, beispielsweise soll kleiner sein als oder ist nicht. 3. Rechter Bereich: Legen Sie fest, womit Sie vergleichen wollen.
Wenn Sie die erste Frage "alle oder nur eine Regel muss zutreffen" nochmal benutzen möchten, sie also verschachtelte Filter bauen wollen, nutzen Sie für eine Regel, also eine Zeile einfach ganz rechts das Symbol für einrücken (Pfeil nach rechts). Das Plus und Minuszeichen dient einfach zum Anlegen oder Löschen einer Regelzeile.
Die Filterung nach Ansprechpartner ist ebenfalls möglich. Sie sehen die Ansprechpartner in der linken Feldliste mit der Textergänzung [AP], so können Sie E-Mail und das E-Mail Feld des Ansprechpartners unterscheiden..
Das hier angezeigte Suchfeld realisiert eine Volltextsuche von Akten. Dabei werden auch nicht angezeigte Felder/Spalten durchsucht. Direkt bei der Eingabe eines Buchstabens, beginnt die Suche, die angezeigte Liste der Akten wird dabei typischerweise immer kürzer. Natürlich können Sie auch zwei Begriffe wie "Berlin Krause" hintereinander eingeben. Die Suche wirkt sich auch auf zuvor gefilterte Datensätze aus.
In der Suche sind ebenfalls die Felder der Ansprechpartner hinterlegt, Sie finden also auch den Ansprechpartner "Holling".
Neben der Volltextsuche innerhalb eines Maskentyps, also innerhalb von Geschäftskontakten oder Projekten, können Sie auch eine Suche über alle digitalen Akten aller Typen durchführen. Eine Volltextsuche über alle Stammdaten aller Akten gelingt über das Suchfeld rechts oben.
Als Ergebnis öffnet sich im Menü das Suchpanel, zwischen Menü und Organisationsmenü. Hier werden jetzt alle Aktentypen untereinander angezeigt, in denen Treffer gefunden wurden. In Klammern sehen Sie die Anzahl der Treffer.
Die rechte Ergebnisliste ist jetzt abhängig davon, welchen Typ Sie links ausgewählt haben. Die Ergebnisliste hat oben ein Suchfeld und Sie können hier die Suche einfach weiter verfeinern, wenn Sie zu viele Treffer haben. Sie öffnen auch von hier aus die Akten per Doppelklick.
Mit der rechten Maustaste erhalten Sie zu jeder Zeile noch wichtige, typische Funktionen.
Funktionen: