Die digitalen Akten sind das wohl wichtigste Kernmodul der infra-struktur. Durch die Flexibilität können digitale Akten in unterschiedlichster Form Anwendung finden. Typische Anwendungsfälle sind: - Kunden- & Kontaktverwaltung - Mitarbeiterverwaltung - Fuhrparkverwaltung - Auftragsverwaltung - Vertragsverwaltung - Reklamationsverwaltung - Maschinen- & Geräteverwaltung - etc.
Im weiteren soll hier die grundsätzliche Funktionsweise erklärt werden.
Die Funktionsleiste bildet den oberen Rand einer Akte und beinhaltet alle wichtigen Funktionen.
Der Editierstatus zeigt an, ob Sie bereits Daten in der Akte verändert an. Sobald ein Wert verändert wurde, sehen Sie den roten pulsierenden Status. Zum Übernehmen der Veränderungen, speichern Sie die Akte.
Unter Aktionen finden Sie das klassische "Akte löschen", hiermit wird die Akte physisch gelöscht. Der Administrator kann das Recht auf Löschen einzelnen Benutzern untersagen. In diesem Fall ist der Punkt ausgegraut und kann von den Benutzern nicht angeklickt werden.
Die Aktion "Akte kopieren in" erzeugt aus dieser Akte eine neue Akte. Sie muss nicht vom gleichen Typ sein. D. h. Sie können aus einer Projektakte beispielsweise auch eine Kundenakte erzeugen. Hierzu sehen Sie rechts von der Aktion einen kleinen Pfeil, der alle Aktentypen, auf die Sie Zugriff haben, zur Auswahl stellt. Beim "Akte kopieren in" werden alle Stammdaten der Akte in einen neue Akte kopiert.
Beispiel: Kopieren Sie eine Akte "Kontakt" in eine neue Akte "Kontakt" (also gleicher Aktentyp), werden alle Feldwerte und Schalter 1:1 übernommen (mit Ausnahme des Hinweis- und Archivfeldes).
Beispiel: Kopieren Sie eine Akte "Kontakt" in eine neue Akte "Projekt", greift folgender Mechanismus: Übernimm alle Feldwerte, wenn in der Quellakte und der Zielakte die Feldnamen identisch sind. Das bedeutet: Wenn Quelle und Ziel beide das Feld Strasse besitzen, wird der Feldwert übernommen.
Trotzdem können Sie aus einer Akte Kunde auch eine neue Akte Auftrag erzeugen und vielleicht nur das Feld Firma übernehmen. Die genaue Steuerung welcher Aktentyp, was in einen anderen Aktentyp übernimmt, kann ein Administrator also einfach über die Feldnamen bestimmen, so einfach ist das.
Für jede Kopie einer Akte wird automatisch eine Beziehung zwischen Quell-Akte und neuer Akte angelegt. So erhalten Sie z. B. eine Verbindung einer Kundenakte zu seinen Aufträgen.
Die beiden Button Speichern und Speichern und verlassen legen die Änderungen in die Datenbank. Beim Speichern und verlassen wird zusätzlich die Akte geschlossen.
Hinweis: Gleichzeitige Aktenänderungen unterschiedlicher Benutzer
Mehrere Benutzer können gleichzeitig in derselben Akte arbeiten und Daten verändern. Akten werden dann nicht gesperrt, sondern intelligent gemischt. Ändert Benutzer A die Postleitzahl und Benutzer B den Ort, speichern beide nur die eigene Änderung und verändern keine Daten des anderen. Sie können aktiv sehen, was der andere gerade ändert.
Wenn beide im gleichen Feld schreiben, wird auch das direkt beim anderen ergänzt und angezeigt. Hier muss dann eine bilaterale Abstimmung zwischen den beiden erfolgen.
Die Daten werden nicht gespeichert und die Akte kann geschlossen werden. Sollten Sie Daten verändert haben (roter Editierstatus), wird zusätzlich gefragt, ob Sie nicht doch speichern wollen.
Mit Hilfe dieses Buttons, öffnen Sie ein Wählenfenster und alle hinterlegten Nummern, auch die der Ansprechpartner werden zur Auswahl angeboten, um ein ausgehendes Telefonat zu initiieren.
Diese Funktion legt zu dieser Akte eine Aufgabe an. Die Aufgabe ist automatisch mit dieser Akte verknüpft (siehe Puzzleteil).
Die Stammdaten finden sich als erster Reiter in der Akte und sind mit dem Namen des Aktentyps beschriftet. Eine weitere Unterscheidung der Aktentypen bietet zusätzlich der Farbstreifen am linken Rand.
Alle Felder dieser Stammdatenmaske lassen sich frei anlegen, löschen oder positionieren. Ihr Adminstrator kann Ihnen also einfach eine gewünschte Maske, mit einem beliebigen Namen, in einer Lieblingsfarbe kreieren.
Neben dem reinen Erzeugen von Feldern können Sie für Schreibfelder wie Strasse oder Telefon von einem Administrator auch festlegen lassen, von welchem Typ dieses Feld sein soll. Beim Telefonfeld ist natürlich ein Icon für das wählen sinnvoll, ein Datumsfeld sollte idealerweise einen Minikalender anzeigen, um ein Datum auszuwählen.
Für die Klassiker Telefon, Mobil, Fax, Datum werden die Typen automatisch eingestellt.
Folgende Typen sind deklarierbar:
So kann eine optimierte Maske dann aussehen:
Neben der Typisierung, also der Deklarierung von Feldern, lassen sich die Ausrichtung und die Breite von einem Administrator anpassen.
Beispiel einer Projektmaske
Folgende Formatierungen sind möglich:
Der Reiter Ansprechpartner ermöglicht die Pflege von beliebig vielen Personen zu einer Firma. Während in den Stammdaten die allgemeingültigen Daten wie Firmierung, Adresse und Haupttelefonnummer etc. gespeichert werden, erfasst die Ansprechpartnermaske die personenbezogenen Daten wie E-Mail-Adresse, Durchwahl, Mobilnummer etc.
Grundsätzlich sollten Sie allerdings auch darüber nachdenken, ob Ansprechpartner nicht vielleicht eigene Akten darstellen, statt nur 1:n in einer Akte gepflegt. Gerade wenn Sie stark personenbezogen arbeiten und nicht alles in einer Firmenhistorie abbilden wollen, macht diese Methode Sinn. Sprechen Sie gerne mit uns darüber.
Der wohl wichtigste Karteireiter. Hier finden Sie alle verknüpften Aktivitäten in einer Gesamthistorie zu dieser Akte.
Analog zu den Modulen Anrufe, Dokumente, E-Mails usw. haben Sie alle Aktivitäten in einer Liste.
Der wichtige Unterschied im Vergleich zu den Modulen: Sie finden nicht nur Anrufe oder Mails, sondern in einer langen Liste alle verknüpften Aktivitäten. In der darüber liegenden Leiste, können Sie einzelne Medien selektieren oder abschalten, z.B. zeig mir nur die E-Mails und Anrufe des Kunden.
Die Suchfunktion hilft dabei, alle hinterlegten Bewegungsdaten eines Kunden nach einem oder mehreren Begriffen zu durchsuchen. Die digitale Akte ist hier häufig der zentrale und schnellste Ort, Informationen und Kommunikation rund um den Kunden zu finden.
Ein weiterer Unterschied zu den reinen Modulen wie Anrufe oder Nachrichten, liegt in der detaillierten Darstellung des externen Status (Spalte ES). An diesem "eckigen" Status sehen Sie für jede Zeile, also jede Aktivität, wie der aktuelle Status und die aktuellen Zugriffe anderer Benutzer sind. Sie können dafür einfach die Maus darüber halten.
Alle weiteren Selektoren wie Benutzerfilter oder Zeiträume sowie die Nutzung der Bearbeitungspanel für die Aktivitäten kennen Sie ja bereits aus den einzelnen Modulen. Sie können hier genauso genutzt werden.
Im Beziehungsreiter finden Sie alle anderen digitalen Akten, zu der es eine Beziehung gibt. Eine Beziehung entsteht, wenn mind. eine Aktivität ein Puzzleteil besitzt, indem nicht nur eine Akte, sondern mehrere verknüpft sind.
Beispiel: Sie verknüpfen eine E-Mail mit einer Kundenakte und gleichzeitig mit einer Projektakte. Jetzt stehen Kunde und Projekt automatisch in Beziehung.
Hier sehen Sie alle Aufträge zu einem Kunden oder seine Maschinen aus der Maschinendatenbank.
Zusätzlich zu den o. g. Reitern können Sie sich den Bewegungsreiter aktivieren lassen. Er zeigt in einem Chart, wann welche Historienenträge stattgefunden haben. Das Chart bietet Ihnen die Möglichkeit, genau zu sehen, wieviel Aktivität oder eben Bewegung in einer Akte passiert ist.
Beispiele: Im Bewegungsreiter einer Kundenakte können Sie sehen, wie sich Ihr Kunde entwickelt hat oder wie ruhig es geworden ist.
Am Bewegungsreiter einer Maschinenakte können Sie anhand der integrierten Fehler E-Mails sehen, wann die meisten Fehler aufgetreten sind.
Da Dokumente und Dateien einen besonderen Stellenwert in den Akten genießen, gibt es einen eigenen Dokumentenreiter. Natürlich finden Sie die verknüpften Dokumente und Dateien auch im Reiter Historie. Im Gegensatz zum Historienreiter sind die Dokumente/Dateien im Dokumentenreiter jedoch separat aufgelistet und nach Kategorien sortiert. Das erleichtert Ihnen ein schnelleres Finden von Dokumenten.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich die E-Mailanhänge zu dieser Akte in einer Liste für eingehende und ausgehende E-Mails anzuzeigen zu lassen. Somit können Sie auch E-Mail-Anhänge deutlich schneller finden, als die E-Mails zu durchsuchen.
Der Reiter Drucken hilft dabei, hinterlegte Vorlagen, z.B. aus einer Textverarbeitung als Druckvorlage zu einer Akte bereit zu stellen. In die Vorlage werden dann automatisch Stammdatenfelder wie Firma, Strasse, PLZ, Ort übernommen. So haben Sie eine schnelle Möglichkeit, Anschreiben zu einer Akte zu generieren.
Der Reiter Versionen, beinhaltet alle geänderten Daten einer Akte, um genau nachvollziehen zu können, wer was wann geändert hat.
Jede Veränderung eines Feldwertes mit anschließender Speicherung führt zu einem neuen Eintrag im Reiter Versionen. Möchten Sie einzelne Felder von der Versionierung ausschließen, kann der Administrator das für jedes Feld aktivieren.
Sollten Sie weitere Karteireiter benötigen, kann ein Administrator diese ganz individuell zu einem Masktentyp einrichten. Dabei kann der Inhalt auch aus einer dritten Software stammen. Bekannte Beispiele für individuelle Reiter sind die Karte mit einer Routenplanung oder die Artikel aus Ihrer Warenwirtschaft zu diesem Kunden.
