Mit der RTF-Druckverwaltung haben Sie die Möglichkeit, sich Vorlagen zu erstellen, welche Sie über den "Drucken-Reiter" der Akten öffnen können. Diese Vorlagen werden dann mit den individuellen Informationen aus den Akten versehen.
So können Sie für ein Briefanschreiben zum Beispiel den Vornamen, den Namen, die Adresse und die Briefanrede, wenn diese in der Akte enthalten sind, direkt in eine Vorlage übernehmen und diese mit Word oder Open Office öffnen und bearbeiten.
Um eine solche Vorlage nutzen zu können, erstellen Sie bitte mit Word oder einem anderen Texztverarbeitungsprogramm eine RTF-Datei, also zum Beispiel:
anschreiben.rtf
Nehmen Sie ruhig Ihr Briefpapier mit Ihrem (auch grafisch gestaltetem) Briefkopf und fügen Sie an den Stellen, wo Informationen aus der Akte eingefügt werden sollen, Platzhalter, mit Prozentzeichen formatiert ein, also in etwas so:
%Anrede% %Vorname% %Name% %Strasse% %PLZ% %Ort%
%Briefanrede%,
Die Bezeichnung zwischen den Prozentzeichen muss 1:1 genau so lauten, wie das Feld in der Akte. Wichtig: Umlaute und Sonderzeichen, wie ß, können in dem RTF - Dokument nicht verarbeitet werden. Das Feld muss also dringend "Strasse" heißen, im Dokument heißt es entsprechend %Strasse%.
Sieht also unsere Akte, wie folgt aus...
...so muss unser RTF-Dokument wie folgt aufgebaut sein:
Sie sehen, auch den Namen des Nutzers, der die Vorlage öffnet, kann auf die dort gezeigte Art und Weise automatisch in das Dokument mit eingefügtt werden.
Sie können aber nicht nur Ihre Inputfelder und Ihren Namen in das Dokument einfügen, sondern auch noch eine ganze Reihe weiterer Informationen und Schalter aus der Akte:
Was den aktuellen Benutzer betrifft sind es folgende Informationen:
Die infra-struktur Benutzer-ID: %User-Id%
Das Benutzerkürzel: %User-Kuerzel%
Den Benutzernamen: %User-Anmeldename%
Aber auch Einzlauswahlfelder können Sie aus den Akten in das Dokument übernehmen:
Möchten Sie beispielsweise den Schalter "Kundenart" mit ausgeben...
... setzen Sie im Dokument einfach den Feldnamen in Prozentzeichen: %Kundenart%, so wird der ausgewählte Wert übernommen, also im Dokument sollte das dann so aussehen:
Bei Mehrfachauswahlfeldern wird es etwas aufwändiger:
Möchten Sie Beispielsweise die Werte mit ausgeben, die Sie durch einen Mehrfachauswahlfeld definiert haben, wie hier eine genutzte Marketingaktion, müssen Sie den kompletten Schalter, samt anklickbarer Werte, für das Dokument übersetzen und zwar für jeden auswählbaren Wert:
%Feldname-Feldwert%
In unserem Beispiel sähe das Dokument dann wie folgt aus:
In der späteren Ausgabe des Dokuments sähe das dann wie folgt aus:
Das Archiv- und das Hinweisfeld, also die beiden mehrzeiligen Freitextfelder in Ihren akten, können Sie entsprechend über die Platzhalter %Archiv% und %Hinweis% übernehmen.
Ansprechpartnerfelder
Neben Feldern der Stammdaten können Sie auch Informationen der verschiedenen Ansprechpartner ins Dokument übernehmen.
Setzen Sie die Platzhalter dann einfach mit einem AP- vor dem Namen des gewünschten Feldes.
Also: %AP-Name% %AP-Telefon% %AP-E-Mail%
Bei Öffnen der Vorlage über den Reiter "Drucken" in der Akte, können Sie jedesmal auswählen, ob Sie Daten der Stammmaske oder Daten eines Ansprechpartners übernehmen möchten.
Wichtiger Hinweis und Tipps
Die RTF-Vorlagen sind sehr "empfindlich" was die "Sauberkeit" der mit Prozentzeichen definierten Platzhalter angeht. "Unsaubere" Formatierungen, die z.B. schnell entstehen, wenn Sie mit Copy und Paste arbeiten, nimmt das System "übel".
Unser Tipp: Öffnen Sie daher das fertige RTF mit einem Editor, zum Beispiel dem Standard Windows-Editor (rechte Maustaste, "öffnen mit").
Suchen Sie in dem kryptischen Text mit Strg F nach "%".
Nun werden Ihnen nach und nach die %-Zeichen - Platzhalter angezeigt, wenn Sie "Weitersuchen" - "Nach unten" anklicken.
So sehen Sie, ob die Platzhalter wirklich sauber im Format %Platzhalter% im Text vorhanden sind oder ob der ein der andere durch falsche Formatierungen "zerschossen" ist. Korrekt sieht das also so aus:
Geben Sie die fertige RTF-Vorlage an Ihren Administrator, der die Datei in Ihre infra-struktur Akten implementieren kann.